+7(499)-938-42-58 Москва
8(800)-333-37-98 Горячая линия

Что собой представляет шлюз отправки больничных листов в ФСС и как им пользоваться для отправки сведений?

Содержание

Шлюз для отправки данных о полученных сотрудниками больничных листах в ФСС

Что собой представляет шлюз отправки больничных листов в ФСС и как им пользоваться для отправки сведений?

Для того чтобы сократить количество времени, которое используется для отправки больничного листа от работодателя в Фонд социального страхования, на территории Российской Федерации реализуется проект установления электронного документооборота между ФСС и существующими работодателями путем использования специальной системы отправки больничных через шлюз ФСС. Что следует знать об этом проекте?

Регионы, в которых реализуется пилотная часть проекта

Реализация программы полномасштабного использования электронного документооборота между работодателями и Фондом социального страхования осуществляется на основании Постановления Правительства Российской Федерации №294 от 21 апреля 2011 года.

На основании положений данного Постановления выделяют следующие регионы, в которых с 1 июля 2018 года реализуется данный проект (на сегодняшний день их 39):

  • город федерального значения Севастополь;
  • республики Адыгея, Алтай, Бурятия, Кабардино-Балкария, Калмыкия, Карачаево-Черкессия, Карелия, Крым, Мордовия, Северная Осетия-Алания, Татарстан, Тыва;
  • края Алтайский, Приморский, Хабаровский;
  • области Амурская, Астраханская, Белгородская, Брянская, Вологодская, Еврейская автономная, Калининградская, Калужская, Костромская, Курганская, Курская, Липецкая, Магаданская, Нижегородская, Новгородская, Новосибирская, Омская, Орловская, Ростовская, Самарская, Тамбовская, Томская, Ульяновская.

С 1 января 2021 года данная система в случае успешной апробации на уровне пилотных регионов должна быть введена на территории всей Российской Федерации.

Основные принципы для отправки данных

Для того чтобы проект использования шлюза для отправки данных о больничных листах сотрудников в Фонд социального страхования был реализован в полном объеме, необходимо неукоснительно соблюдать следующие принципы отправки данных:

  • работодатель обязан быть зарегистрирован в Фонде социального страхования в качестве участника системы взаимного электронного документооборота;
  • для отправки больничных в электронном виде посредством шлюза у работодателя должна быть в наличии электронная цифровая подпись, сертификат которой соответствует требованиям, установленным для таких подписей Фондом социального страхования;
  • при отправке данных о больничных листах должны быть соблюдены требования, предъявляемые к срокам отправки таких данных, что означает необходимость отправки больничного листа в срок не более пяти дней с момента получения от сотрудника такого листка нетрудоспособности.

Если данные принципы соблюдены, взаимодействие с ФСС будет осуществляться достаточно быстро.

Правила отправки документов

Для того чтобы Фонд социального страхования в рамках реализации указанного проекта получал передаваемые через шлюз больничные листы без каких-либо ошибок и принимал их к обработке в течение короткого периода времени, необходимо соблюдать порядок отправки документов:

  • первым этапом становится подтверждение подлинности и достоверности данных, указанных в больничном листе, с помощью электронной цифровой подписи;
  • в качестве второго этапа рассматривается авторизация на официальном сайте Фонда социального страхования;
  • третьим этапом является загрузка электронных больничных и подтверждение осуществленной загрузки с помощью имеющейся электронной цифровой подписи;
  • четвертый этап – подтверждение осуществленной загрузки;
  • на пятом этапе работодатель получает подтверждение осуществленной загрузки с помощью сформированного отчета либо об ошибке производимой загрузки. Для этого необходимо ввести регистрационный код работодателя на сайте ФСС и сформировать отчет. В случае если возникли какие-то ошибки, они будут указаны с помощью специальных кодов в сформированном отчете.

Наиболее распространенные ошибки

При отправлении данных по принятым больничным через шлюз Фонда социального страхования иногда возникают ошибки. К числу основных относятся:

  • ошибка с кодом «10», которая возникает в случае невозможности общей расшифровки переданной информации;
  • ошибки с кодами в диапазоне от 11 до 51, возникающие в случае, если в сертификате электронной подписи имеются какие-либо ошибки, либо в нем указаны не все необходимые данные;
  • если код ошибки находится в диапазоне от 503 до 598, то данные ошибки возникают в самих загруженных файлах;
  • ошибка, кодируемая кодом 599, характеризует внутренние нарушения и неполадки, возникающие на сайте Фонда социального страхования.

Если никакие ошибки не возникли, то использовать шлюз сайта Фонда социального страхования возможно в любое время суток.

Использование шлюза на сайте Фонда социального страхования для того, чтобы отправлять сведения о полученных работодателем больничных, призвано сократить время направления информации и систематизировать предоставляемые данные, а также облегчить проверку подлинности предоставляемых больничных листов.

Загрузка…

Источник: https://pravo.team/trudovoe/bolnichnyj/sluz-fss.html

Реестр больничных листов: что такое реестр БЛ и как его отправить в ФСС

Что собой представляет шлюз отправки больничных листов в ФСС и как им пользоваться для отправки сведений?

Реестр больничных листов является полезным для бухгалтеров документом, позволяющим упростить обработку данных бланков.

Несмотря на то, что не существует единых правил заполнения реестра, имеются общие правила, знание которых позволит специалисту заполнить эту бумагу более грамотно и избежать проблем с ФСС при ее передаче.

О том, какая информация заносится в реестр больничных листов и как их следует заполнять рассказываем далее.

Реестр больничных листов

Обязательная информация

Больничные листы предполагают унифицированную форму заполнения, которая хорошо знакома врачам районных поликлиник. Если же речь идет о работодателях, то они, помимо всей этой базовой информации, обязуются также указывать в реестре основные сведения о работнике, который брал лист нетрудоспособности.

Среди обязательных данных, которую работодатель должен заносить в реестр, значатся следующие:

  • ФИО работника выписываются без каких-либо сокращений;
  • идентификационный номер работника, который уходил на больничный и в связи с этим получал лист нетрудоспособности;
  • временной промежуток, в течение которого работник находился на больничном (следует указать день выхода на больничный и дату возвращения к работе);
  • точный срок нахождения работника на больничном;
  • идентификационный номер больничного (располагается в правом верхнем углу листа);
  • стаж трудового страхования (его продолжительность);
  • короткая характеристика заболевания (или любой другой причины), которая привела к выходу работника на больничный;
  • сумма финансовой компенсации, которую полагается перечислить работнику.

Образец реестра больничных листов

Для того, чтобы впоследствии не возникало сбоев в работе бухгалтерии из-за ошибок в расчете отчислений специалисту за больничный, желательно заранее позаботиться о правильном заполнении реестра.

Особое внимание следует уделить прописыванию в реестре тех денежных выплат, которые поступят на счет работника через фонд социального страхования, и тех выплат, которые будут оплачены средствами самого работодателя.

В заполнении реестра больничных листов существуют еще два существенных нюанса:

  • порядок размещения той или иной информации, а также поочередность ее раскрытия, определяются бухгалтерами предприятия. Однако конечное решение по оформлению таких документов принимается руководителем;
  • в некоторых ситуациях помимо перечисленных выше обязательных данных, требуется включение дополнительных сведений. В связи с этим реестр больничных листов не предполагает строгой формы заполнения и допускает некоторые отклонения об общепринятого стандарта.

В реестр больничных листов заносится вся основная информация, содержащаяся в листах нетрудоспособности

Правила оформления

С 2017 года в России существует две формы листа нетрудоспособности – бумажный и электронный.

Внешние различия между двумя этими бланками незначительны – разница между ними заключается лишь в том, что цифровой бланк более удобен в обращении.

Сразу после того, как врач заканчивает оформление бумажного или цифрового листа нетрудоспособности, сведения с этих бланков автоматически перемещаются в общую базу реестра БЛ.

Иногда реестры могут соединять в себе информацию о больничных листах и социальных пособиях

Реестр листов нетрудоспособности, в свою очередь, также может вестись двумя способами – с использованием бумажного журнала и с применением электронного учета, который позволяет быстро получить доступ к тому или иному бланку. Электронный формат реестра на данный момент существует во многих программах, разработанных для бухгалтеров, таких как:

  • 1С;
  • Инфо-бухгалтер;
  • Турбо-9 и так далее.

Для того, чтобы сделать работу с больничными листами более удобной, сайт ФСС предусмотрел возможность, благодаря которой бухгалтер может активировать свой личный кабинет. Тем самым специалист получит доступ к базе сотрудников, которые оформляли листы нетрудоспособности (это правило действует только на бланки в электронном формате).

О том как завести личный кабинет на сайте Фонда социального страхования и какие функции он выполняет для застрахованного лица можно прочесть ниже.

Как завести личный кабинет на сайте ФСС

Помимо ознакомления с больничными листами, наличие личного кабинета на сайте ФСС позволяет бухгалтеру осуществлять и прочие полезные действия, такие как:

  • последующая распечатка больничных листов;
  • перемещение информации о страхователе в электронный лист нетрудоспособности;
  • указание в бланке БЛ всех временных промежутков, в течение которых работник был нетрудоспособен;
  • мгновенная пересылка сведений о работнике, оформлявшем лист нетрудоспособности в ФСС, освобождающая бухгалтера от утомительных сборов бумажной отчетности и ее последующей отправки;
  • быстрый доступ ко всем выплатам за взятые работниками больничные с использованием базы ФСС.

Пример заполненного реестра больничных листов

Существует весомое предположение, согласно которому в будущем государственные поликлиники начнут все чаще отказываться от бумажных БЛ в пользу электронных.

Этот шаг позволит бухгалтерам работать не с разрозненными бумагами, а с единой базой, соединенной с Фондом социального страхования.

Благодаря данной мере значительно упростится не только оформление листов нетрудоспособности, но и подсчет выплат каждому сотруднику.

Передача данных в ФСС

При передаче реестра больничных листов в ФСС, работодатель должен в первую очередь убедится в двух вещах.

Таблица 1. Что нужно учитывать при передаче листов нетрудоспособности в ФСС

КритерийТребованиеДетали
ВремяДанные должны быть отправлены с учетом нормативных сроковНарушение сроков отправки грозит штрафами и другими санкциями предприятию
ФормаДанные были отправлены в приемлемом форматеФормат может быть бумажным или электронным

Вопрос о том, в каком виде следует поставлять документацию напрямую зависит от количества работников, задействованных в конкретной организации.

Если мы говорим о небольшой компании, в которой работает менее двадцати пяти человек, то работодатель имеет право передавать реестр БЛ в бумажном формате.

Большее количество сотрудников делает данный вариант связи с ФСС нецелесообразным и требует перехода на электронный формат, облегчающий обработку данных.

Чтобы компенсировать работодателю деньги за выплаченные сотрудникам пособия сотрудники ФСС проверяют реестры на правильность введенных данных

У Фонда социального страхования в среднем уходит около полутора недель на рассмотрение полученных реестров.

В течение этого срока специалисты детально проверяют все внесенные данные и выносят решение о том, осуществлять ли перевод средств тем работникам, которые пребывали на больничном.

В том случае, если это решение будет положительным, то перечисленным в реестре сотрудникам будут отправлены финансовые компенсации согласно реквизитам, прописанным в документе.

Штрафы

Как уже говорилось, при несвоевременной сдаче отчетности наказание понесет только сама организация – рядовых сотрудников санкции со стороны ФСС никак не коснутся. Среди тех мер пресечения, которые потенциально ожидают организацию можно назвать:

  • штрафование;
  • административное наказание.

Несвоевременная сдача отчетности предполагает штраф, выписываемый на специальных квитанциях

Несмотря на то, что размеры штрафов не так велики, работодатели предпочитают не задерживать с отправкой важных отчетов, чтобы избежать разборок с государственными органами.  При этом важно понимать, что сам штраф налагается не на отсутствие реестра (поскольку сам по себе этот документ необязателен), а на задержку со сдачей листов нетрудоспособности.

Заполнение реестра больничных листов

Для того, чтобы Фонд социального страхования принял реестр, он должен быть заполнен согласно существующим стандартам. Однако основная сложность заключается в том, что не существует единого образца реестра БЛ, который бы смог послужить примером при создании бухгалтерами документов. Если говорить об официальном сайте ФСС, то на его просторах можно найти следующий вариант.

Образец реестра, предоставляемый сайтом ФСС

Как уже говорилось раньше, в некоторых случаях работодателю требуется внести дополнительную информацию, связанную с больничным того или иного сотрудника. В связи с этим желательно изучить приказ Фонда социального страхования №223, который позволяет разобраться в разных вариациях реестров, которые могут понадобится при различных обстоятельствах.

Структура документа

Если все-таки брать за основу тот образец, который мы привели выше, то он состоит из следующих элементов:

  • в верхней части бланка располагается информация об организации (в частности, ее название и форма собственности);
  • ниже размещается наименование документа;
  • сразу после наименования предоставляется место для регистрационного номера страхователя;
  • большую часть листа занимает таблица, заполнение которой и является наиболее сложным моментом. На том, каким образом следует заполнять такую таблицу и какие сведения в ней должны находится мы и поговорим в этой главе.

Таблица

При заполнении таблицы бухгалтеру понадобятся следующие данные:

  • номер и серия листа нетрудоспособности;
  • информация о работнике;
  • причина, по которой был открыт больничный лист
  • продолжительность нахождения на больничном;
  • страховой стаж работника;
  • размер пособия (как в целом, так и за счет Фонда соцстрахования).

В реестр заносятся данные всех актуальных больничных листов

Первое, что должен понимать бухгалтер – это то, что в таблицу должны быть включены все листы нетрудоспособности, в противном случае Фонд соцстрахования обратиться напрямую к руководителю организации для разъяснений. А поскольку умалчивание определенных больничных (пускай и непроизвольное) приводит к отсутствию выплат у сотрудников, такие оплошности могут приводить к серьезным последствиям.

Кто заполняет реестр

Заполнение реестра может взять на себя любой сотрудник, однако для того чтобы этот документ впоследствии имел силу ему требуется подтверждение со стороны главного бухгалтера организации. Даже подпись руководителя предприятия менее важна, более того – ее отсутствие не приведет к отказу ФСС рассматривать данную бумагу.

Реестр должен быть заверен главным бухгалтером, чтобы иметь юридическую силу

Следует заметить, что законодательство РФ не обязывает бухгалтеров вести реестры, однако преимущество данной процедуры заключается в том, что она оптимизирует работу с документами и делает ее более удобной. Среди таких преимуществ реестра можно назвать:

  • избавление от большого количества копий листов нетрудоспособности для того, чтобы предоставить их ФСС. Как и в случае с любым другим реестром документов, данный реестр позволяет избавиться от ненужной бумажной работы;
  • упрощение камеральной ревизии.

Программы по заполнению реестров

Сайт ФСС учитывает заинтересованность бухгалтеров в реестрах, а потому на своем сайте разместил специальную программу, которая позволяет заполнить данный документ.

Однако при работе в такой программе все данные придется вводить вручную.

Существуют и автоматизированные программы, заполняющие реестры без особого участия бухгалтера, однако их редко используют на малых предприятиях – в связи с возможными сбоями.

Реестр получателей страхового обеспечения

: Подготовка больничных листов в программе 1с для отправки в ФСС

Источник: https://posobie-expert.com/reestr-bolnichnyh-listov-obrazets-zapolneniya-i-sovety-po-oformleniyu/

Шлюз ФСС для отправки реестров: как пользоваться сервисом

Что собой представляет шлюз отправки больничных листов в ФСС и как им пользоваться для отправки сведений?

В ФСС имеется система, через которую можно сдавать отчетность в электронном виде. Шлюз приема на портале ФСС обеспечивает приемку документов, а также их хранение.

На нем хранятся такие отчетности как отчеты по форме 4а-ФСС в электронном виде, реестры листов нетрудоспособности в электронном виде.

В целом, сервис предназначен для хранения отчетности 4-ФСС в электронном виде от большого количества страхователей.

Единственное условие — все эти страхователи должны быть официально зарегистрированы в своем отделении Фонда Социального Страхования РФ, а также они должны иметь возможность использования электронной подписи.

С 31 декабря 2013 года было введено понятие «усиленной цифровой квалифицированной подписи», и в Фонде социального страхования используется только эта модель электронной подписи, сертификат проверки которой выпущен в соответствии с требованием определенного Закона РФ «Об электронной подписи».

Описание сервиса

Шлюз находится на официальном сайте ФСС по адресу f4.fss.ru.

Единая точка приема или шлюз была создана непосредственно для того, чтобы обеспечить возможность представления отчетности страхователей в исполнительные организации, а именно, в Фонд Социального Страхования РФ, все манипуляции через шлюз осуществляются в электронном виде, а для достоверности сведений применяется электронно-цифровая подпись.

Таким образом, для страхователей облегчена система отправки обязательных отчетов, теперь они могут это сделать, находясь в любом месте, где имеется подключение к Интернету. Фал на шлюз поступает в зашифрованном виде, а датой и временем приемки документов считается дата и время прямого поступления документов на сервис.

После поступления отчета формируется извещение или квитанция, если проверка документа осуществлена правильно и без помех, а также проверяется Ваша электронно-цифровая подпись, документация проходит форматно-логический контроль. Время и дата формирования квитанции также сразу же фиксируются в протоколе обработки поступившего файла и сразу же помещаются в эту квитанцию.

Стоит учесть тот факт, что при повторном отправлении одного и того же отчета на сервис, который сделан за одинаковый период, предыдущая отправка автоматически считается недействительной.

Теперь, для отправки отчетности через шлюз ФСС, нужно использовать новый сертификат уполномоченного представителя с подписью квитанции о приеме отчета.

Для этого нужно воспользоваться загрузкой с официального сайта ФСС, и установить сертификат в хранилище всех сертификатов.

После этого все квитанции о приеме отчетов будут подписываться с применением нового загруженного сертификата, а значит, будут соответствовать всем требованиям приемки документации на сервис.

Популярные ошибки на шлюзе ФСС:

  • — ошибка «-10» «Не удалось расшифровать»;
  • ошибка «-18» «Отчет зашифрован на ключе отличном от открытого ключа ФСС»

Обе эти ошибки говорят о том, что вам незамедлительно стоит обновить имеющиеся сертификаты, удалив, при этом старые.

Технология приемки и обработки документов

Система отправки отчетов через шлюз ФСС удобна тем, что можно сформировать отчет, находясь далеко от офиса или дома.

Особенно это удобно, когда нет возможности добраться до Вашего подразделения ФСС, Вы находитесь далеко от него, а уже наступили последние дни приемки. То есть, сервис очень полезен для большинства страхователей, так как существенно экономит время.

Все, что требуется, это полностью понять, как работает сервис, приобрести права на электронную подпись, ну и, собственно, интернет.

Чтобы отправить отчет в электронном виде через шлюз ФСС, страхователь должен придерживаться такой схемы:

  • установка в систему корневого сертификата УЦ ФСС РФ (Располагается в папке Доверенных корневых сертификатов);
  • установка в систему сертификата открытого ключа подписи лица, которое уполномочено в этом, необходимо для шифровки отчета и проверки квитанции (находится в папке Других пользователей);
  • подготовка самого файла отчетности в соответствии всем требованиям, которые представляет Фонд социального страхования, отчет должен полностью удовлетворять контрольным соотношениям показателей форматно-логического контроля, которые прилагаются ко всем отчетам;
  • подпись сформированного отчета электронной подписью уполномоченного должностного лица, у которого есть право подписи отчетов в электронном виде от имени юридического лица (страхователя), нужно в точности следовать алгоритму формирования электронной цифровой подписи, а также обращать внимания на определенные правила встраивания такой подписи в файл отчетности;
  • подписанный файл нужно зашифровать на открытом ключе получателя с использованием необходимых сведений о ключе получателя (из Сертификата Фонда);
  • через сервис загрузки файла зашифрованный файл посылается в Фонд Социального страхования.

Источник: https://pravovedovich.com/shlyuz-fss-dlya-otpravki-reestrov.html

Шлюз отправки больничных листов в ФСС

Что собой представляет шлюз отправки больничных листов в ФСС и как им пользоваться для отправки сведений?

С 2017 года регулярные отчеты в ФСС должны пересылать все организации, в которых работает более 25 человек. Для этого необходимо заполнение электронной формы и сдачи отчетности в электронном виде.

Чтобы передавать информацию в фонд соцстрахования, плательщики обязаны использовать шлюз ФСС.

Как им правильно пользоваться, и какие сложности могут возникать с передачей информации в электронном виде?

Основной принцип передачи данных

По приказу №19 плательщик может предоставить информацию в электронном виде в ФСС двумя основными способами:

  • Через интернет. Для этого необходимо подготовить отчет, заверить его квалифицированной электронной подписью КЭП, перейти на сайт, а затем отправить готовый документ на шлюз приема отчетности в ФСС. Это самый простой вариант, при котором не требуется лично отправляться в офис организации.
  • Передача данных с помощью носителей – флешек, дискет, дисков и т. д. В этом случае также требуется подготовить электронный файл, заверить его с помощью КЭП и самостоятельно отвезти в фонд соцстрахования.

Первый вариант отнимает намного меньше времени и доставляет минимум затруднений, однако и здесь есть определенный ряд сложностей.

Шлюз приема ФСС ежедневно используют сотни пользователей, и большие нагрузки приводят к неизбежному замедлению его работы.

Внезапные технические неполадки могут помешать своевременной отправке данных, поэтому эту процедуру лучше не откладывать на последний момент.

Кроме того, отчетность проверяется далеко не мгновенно – на это отводится до 24 часов. Если при проверке будут обнаружены какие-либо ошибки, расчет будет считаться незавершенным, его придется переделывать, а на это тоже потребуется время. Если отложить отправку отчетности на последний момент, дело может остаться несделанным, и это приведет к негативным последствиям для организации.

Отчетность в ФСС может быть представлена по интернету (через шлюз приема ФСС, находящийся по адресу). В этом случае плательщику взносов нужно зайти на сайт Фонда, прикрепить файл расчета и отправить его на шлюз. Все эти действия достаточно просты и интуитивно понятны.

Возможные ошибки при отправке данных

Основные группы ошибок – это ошибки с оформлением электронного файла и его заверением электронной подписью и ошибки с проведением расчетов.

В первом случае организация получит отказ в принятии отчета, и его придется переделывать, устраняя допущенные недочеты. Это отнимает время, а затем отчет придется подавать повторно.

Если шлюз ФСС для сдачи отчетности выйдет из строя именно в этот момент, есть большой риск просрочить сдачу и получить штрафные санкции.

В приказе детально обозначены ошибки, которых необходимо избегать при заполнении электронного документа:

  • На документе стоит подпись неуполномоченного лица.
  • Сертификат просрочен. Он утрачивает силу спустя год, и его необходимо получать заново.
  • Файл с отчетом имеет не тот формат. Этот вопрос необходимо уточнить заранее.

Если же организация допускает ошибки в расчетах, отчет будет считаться сданным вовремя, но через определенное время плательщик получит квитанцию с указанием допущенных неточностей.

Шлюз ФСС отправки реестров, проверки и контроля позволяет заранее отправить отчетность, чтобы своевременно устранить возможные ошибки и избежать их в дальнейшем.

После исправления необходимо отправить в ФСС повторный электронный отчет, однако датой принятия остается дата отправки первой версии.

С учетом возможных технических неполадок и проблем с оформления электронной подписи рекомендуется заранее озаботиться подготовкой документа в электронной форме и его отправкой.

Возобновление электронной подписи и решение иных проблем отнимает немало времени, поэтому лучше заранее предотвратить штрафы и другие санкции от контролирующих органов.

Возможность сдачи отчета в электронном виде значительно ускорила и упростила процесс взаимодействия с фондом социального страхования.

Все юридические лица и ИП заключают трудовые договоры и ежегодно сдают отчёты в ФСС. При передаче через шлюз приёма отчётности в ФСС следует знать правила заполнения и некоторые нюансы.

Процедура передачи документации имеет определённые особенности, самый распространённый способ — отправка в электронном виде
. Для этого шлюз и используется.

При утрате трудоспособности официально трудоустроенным лицам полагаются государственные выплаты из внебюджетных фондов. Фонд социального страхования (ФСС) выполняет задачи по финансовому обеспечению, в том числе и нетрудоспособных лиц. Переводимые денежные суммы аккумулируются и поступают за счёт предприятия.

Независимо от организационно-правовой формы, эти начисления работодатель осуществляет на каждого сотрудника. Формировать пакет документов нужно ежеквартально. Отчётность передаётся в отделение следующими способами
:

  • лично;
  • доверенным лицом;
  • почтовым отправлением;
  • в электронном виде.

Последний считается самым распространённым и наименее затратным. Перед работой со шлюзом рекомендуется ознакомиться с его определениями, основными функциями и законодательной базой.

При работе с шлюзом следует учитывать следующее
:

  • лицам, зарегистрированным на портале fss.ru с правом доступа, предоставляется возможность подготавливать отчётность и загружать на ПК в Xml-формате;
  • чтобы процесс был более простым, пользователям доступна бесплатная утилита для вызова СКЗИ (современная система криптографической защиты информации), с помощью которой, не используя сторонние программы, можно зашифровать и подписать отчётную электронную документацию:
  • на портале имеется пошаговая инструкция по подготовке отчёта, подписи, шифровки и загрузки документа на шлюз.

Также соцстрах информирует граждан об аспектах:

  1. В сентябре 2016 года был обновлён сертификат ключа, с помощью которого проверяется подпись уполномоченного лица. Для подачи отчёта 4-ФСС, а в некоторых регионах и листов нетрудоспособности через портал потребуется замена сертификата.

Источник: https://100ru.info/mnenie-shlyuz-fss-otprai-reestrov-bol-nichnyh-tehnologiya-predostavleniya-dokumentov/

Шлюз отправки больничных листов в фсс. Где реализуется «Пилотный проект прямых оплат пособий по социальному страхованию»

Официальное трудоустройство граждан предполагает их страхование в ФСС на случай потери трудоспособности по тем или иным причинам. У работодателя возникает обязанность сдачи отчетности в Фонд в установленном законом порядке. Этот процесс регулируется ФЗ №125 от 24-07-98г. «Об обязательном социальном страховании».

Существует возможность предоставления отчетности разными способами:

  • обратившись в отделение Фонда лично;
  • поручить обращение в отделение Фонда доверенному лицу;
  • отправить отчет по почте с описью вложения;
  • сдать отчет в электронном виде.

Последний способ имеет ряд особенностей и преимуществ. Существует несколько вариантов сдачи отчетности ФСС электронно: через представителя; через электронного оператора, например, «Тензор», и др.; с помощью так называемой облачной бухгалтерии; непосредственно на сайте ФСС.

Сдача отчетности через официальный сайт ФСС – способ наиболее простой и выгодный:

  • отсутствует необходимость покупки дополнительного дорогостоящего п/о и затрат на его обслуживание, оплаты «облачных» сервисов;
  • связь с Фондом осуществляется оперативно;
  • отчетные данные не попадают в руки третьих лиц, обмен идет только между Фондом и работодателем;
  • сдавать отчеты можно, находясь в офисе, рационально используя рабочее время;
  • готовая отчетность хранится в виде файлов непосредственно на портале ФСС, возможность ее утраты практически исключена.

Отчетность формируется в той же бухгалтерской программе, в которой на предприятии ведется учет, например, «1-С Бухгалтерия», и передается в виде зашифрованного файла на сайт госоргана при помощи электронно-цифровой подписи (ЭЦП, ЭП). Отчет можно сформировать и непосредственно на сайте Фонда.

Напомним! Если среднесписочная численность застрахованных за прошлый отчетный период составляет 25 человек и менее, организация может сдавать отчет на бумаге, в прочих случаях – только электронно.

Основные понятия и термины

Приступая к работе со шлюзом отчетности, с инструкциями, предоставляемыми страхователям Фондом, необходимо знать терминологию, используемую при обмене учетными данными.

Фонд — ФСС.
Страхователь – физическое лицо или организация, обязанные предоставлять в ФСС отчетность в соответствии с действующим законодательством.
Уполномоченный представитель – ИП или организация, наделенные полномочиями сдачи отчетности от имени страхователя.
Участники ЭДО (электронного документооборота) – организация (ее представитель) и Фонд.

Удостоверяющий центр (УЦ), аккредитация УЦ – организация либо ИП, работающие с сертификатами ключей ЭЦП, создающие, выдающие эти сертификаты.

Получают такое право по итогам аккредитации, то есть признания законности своей работы на федеральном уровне. ФСС также имеет свой УЦ.

Электронная подпись (ЭП), ключ электронной подписи, ключ проверки ЭП – аналог физической подписи представителя организации, как правило, ее руководителя. ЭП создается с помощью ключа, уникального ряда символов.

Проверяется с помощью другого уникального ключа – проверочного, жестко связанного с ключом самой ЭП.

Сертификат ключа проверки ЭП – документ от удостоверяющего центра либо его доверенного лица, подтверждающий, что ключ проверки электронной подписи принадлежит владельцу сертификата.

Квалифицированный сертификат ключа проверки ЭП – сертификат, созданный УЦ, прошедшим аккредитацию, либо федеральным исполнительным органом, имеющим такие полномочия.

Источник: https://fhl-nn.com/shlyuz-otpravki-bolnichnyh-listov-v-fss/

Инструкция: Как работать с электронным больничным работодателю

Что собой представляет шлюз отправки больничных листов в ФСС и как им пользоваться для отправки сведений?

Чтобы работать с электронными больничными листками, организации потребуется завести личный кабинет в Единой интегрированной информационной системе «Соцстрах» ФСС на cabinets.fss.ru (далее — ЕИИС «Соцстрах»). Войти в него можно через учетную запись юрлица на портале Госуслуг.

Если у вашей организации нет подтвержденной учетной записи на Госуслугах, создайте ее в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА):

Если у вас обслуживающая бухгалтерия, читайте о том, как получать больничные сотрудников, в статье.

После регистрации в личном кабинете ЕИИС «Соцстрах» заполните информацию о своей компании и ознакомьтесь с инструкцией.

Для каждого участника системы предусмотрены свои функции личного кабинета:

  • Больницы будут загружать в систему электронные листки, подписывая их квалифицированной электронной подписью.
  • Бухгалтер будет видеть больничные сотрудников, получать нужные сведения для начисления пособия и заполнять раздел работодателя.
  • Застрахованные смогут проверять, правильно ли заполнен больничный лист и корректно ли начислено пособие.
  • Федеральный закон № 86-ФЗ предусматривает, что врач сможет оформить электронный больничный по временной нетрудоспособности, беременности или материнству, если соблюдены эти два условия:
  • Медучреждение и работодатель застрахованного человека зарегистрированы в специальной автоматизированной системе электронных листков.
  • Пациент в письменном виде согласился на оформление листка нетрудоспособности в электронной форме.

Утвержден перечень данных, которые требуются для проведения медико-социальной экспертизы застрахованного и начисления пособия, а также сроки их сдачи (Постановление Правительства РФ от 16.12.2017 № 1567).

Шаг 2. Перераспределите обязанности

Назначьте бухгалтера, ответственного за работу с электронными больничными, получите на него электронную подпись и обеспечьте доступ к ЕИИС «Соцстрах». Если нужно, обучите новым правилам работы тех бухгалтеров, которые раньше работали только с бумажными больничными.

Во многих сервисах разрабатываются новые возможности для работы с электронными больничными.  Для работы с электронными больничными можно воспользоваться и бесплатной программой, которую ФСС предлагает скачать в Личном кабинете работодателя.

В Экстерне можно загружать, заполнять и отправлять электронные больничные в ФСС. Регионы с прямыми выплатами могут сформировать реестр на основе данных ЭЛН и отправить его в ФСС.

Зарегистрироваться

Шаг 3. Расскажите сотрудникам об изменениях

Как только компания подключилась к системе, расскажите сотрудникам, что у них есть право оформить больничный в электронном виде. Можно выпустить приказ под подпись или сделать рассылку по электронной почте.

Работник сам решает, в каком виде хочет оформить документ: в бумажном или электронном. Но у электронного больничного есть преимущества, донесите их до сотрудников:

  • Его проще оформлять, не нужно дополнительно заверять печатями в регистратуре.
  • Его невозможно испортить, забыть, потерять. Если застрахованный потеряет номер больничного, он сможет восстановить его в личном кабинете по номеру СНИЛС и паролю с Госуслуг.
  • Электронный больничный не нужно бережно хранить и передавать бухгалтеру, как его бумажный аналог. Достаточно сообщить номер листка по телефону или по почте. Это особенно актуально для компаний с филиалами, разными офисами или отдельно расположенной бухгалтерией.

Татьяна Огородникова, бухгалтер «Агентство Бонус»:

— ФСС сама прислала нам письмо с приглашением стать участником системы и заключила с нами соглашение об информационном взаимодействии.

Оповещать сотрудников о возможности формировать больничные в электронном виде мы планируем в рассылках от имени директоров подразделений.

От введения электронных листков нетрудоспособности однозначно ждем только позитивных изменений в работе: например, больше не придется отправлять  сотрудника к врачу, чтобы переоформить документ из-за  ошибки. Раньше такое случалось.

Шаг 4. Получите от сотрудника номер больничного

Врач поликлиники входит в систему ФСС и формирует в ней листок нетрудоспособности: вносит необходимые данные, копирует информацию из электронной медкарты. Также он запрашивает в системе уникальный номер электронного больничного.

Готовый больничный медучреждение выгружает в ЕИИС «Соцстрах».

Выдавая больничный пациенту, врач и медучреждение заверяют документ усиленными КЭП. На этом этапе сотрудник не увидит больничного, он только получит уникальный номер, который затем будут использовать медучреждение, работодатель и ФСС. Он должен передать этот номер бухгалтеру, который занимается начислением пособия.

Шаг 5. Заполните листок в личном кабинете

По этому номеру бухгалтер находит в личном кабинете в ЕИИС «Соцстрах» больничный лист сотрудника. Полученные из листка сведения (о периоде болезни и т.д.) нужно будет использовать для расчета и учета больничного листа.

Также нужно будет заполнить свою часть: наименование компании, средний заработок, стаж и т.д. Дополнения в листке нужно заверить электронной подписью, которую вы используете для сдачи электронной отчетности.

Шаг 6. Передайте сведения в ФСС для выплаты или возмещения пособия

Заполненный больничный мгновенно поступит в отделение ФСС по месту работы застрахованного. Эти сведения ФСС будет учитывать при начислении и проверке пособия.

Дальше сценарии работы по начислению и выплате пособий различаются в разных регионах России.

Часть регионов участвует в пилотном проекте ФСС «Прямые выплаты», все они перечислены в Постановлении Правительства РФ от 21.04.2011 № 294. В этих регионах пособие выплачивает ФСС напрямую сотруднику.

В остальных регионах пособие сотруднику начисляет и выплачивает работодатель. Рассмотрим сценарии работы бухгалтера в обоих случаях.

Зачетная система

Рисунок 1. Порядок действий при оплате пособия по нетрудоспособности при зачетной системе страховых взносов.

При зачетной схеме:

  • Рассчитайте пособие и выплатите его работнику с ближайшей зарплатой.
  • Сумму расходов, понесенных на выплату пособия, можно или зачесть в счет уплаты взносов на социальное страхование, или возместить в ФСС. Чтобы получить возмещение, необходимо подойти в отделение ФСС и предоставить заявление или справку-расчет.

Прямые выплаты

Рисунок 2. Порядок действий при оплате пособия по нетрудоспособности в регионах, где действует пилотный проект «Прямые выплаты».

При прямых выплатах:

  • В своей бухгалтерской программе выполните расчет среднего заработка для пособия.
  • Если пособие за первые три дня нужно оплатить за счет работодателя, рассчитайте и включите эту часть в следующую зарплату.
  • Подготовьте реестр в электронном виде (если отправляете данные через интернет) или заполните заявление в ФСС от имени сотрудника (если обращаетесь в ФСС лично).
  • Отправьте реестр на портал ФСС или отнесите заявление лично в отделение ФСС.
  • Проследите, чтобы работник получит пособие: ФСС выплатит его банковским или почтовым переводом.

Подробнее о пилотном проекте «Прямые выплаты».

Отчитывайтесь за сотрудников через Контур.Экстерн. Загрузка данных в РСВ из СЗВ-М. Импорт данных из 2-НДФЛ 5.06. Нулевой РСВ в два счета. Бесплатно 3 месяца.

Зарегистрироваться

Преимущество электронных больничных

Закон обязывает только медучреждения оформлять электронные больничные по требованию застрахованного. Штрафов для работодателя за то, что он не перешел на электронные больничные, пока не предусмотрено. Но в добровольном переходе на электронные больничные листы есть плюсы.

Меньше ошибок

При заполнении бумажного больничного ошибаются и врачи, и работодатели. Ревизоры-консультанты ФСС ежегодно находят ошибки в более чем 2 000 000 бумажных больничных, в том числе и бухгалтерские ошибки при расчете пособия. Использование электронных больничных листов способно свести эти ошибки практически к нулю.

Меньше злоупотреблений

Новая система электронных больничных позволит свести на нет злоупотребления при оформлении листков нетрудоспособности. Работнику будет гораздо сложнее подделать электронный листок, а факт подделки легче доказать.

Меньше работы

С переходом на электронные больничные не нужно будет тратить время на:

  • передачу бумажных больничных в территориальные отделения ФСС;
  • учет фактов хозяйственной жизни листков, так как они являются бланками строгой отчетности;
  • проверку подлинности больничных;
  • хранение и обработку архива.

Меньше места для архивов

Если оформлен электронный больничный, у работодателя нет обязанности  хранить бумажный аналог. То есть не нужно будет выделять специальные места для хранения бланков строгой отчетности.

Над материалом работали Наталья Потапкина, эксперт веб-сервиса Контур.Бухгалтерия,
Елена Кулакова, эксперт системы электронной отчетности Контур.Экстерн

Источник: https://kontur.ru/articles/4890

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.