+7(499)-938-42-58 Москва
8(800)-333-37-98 Горячая линия

Как и по каким показателям оценивается эффективность закупочной деятельности госкомпаний по 44-ФЗ?

Содержание

Оценка эффективности закупочной деятельности по 44-ФЗ: планирование, конкурентность, соблюдение правовых норм

Как и по каким показателям оценивается эффективность закупочной деятельности госкомпаний по 44-ФЗ?

Эффективность госзакупок, проводимых по 44-ФЗ, оценивается с целью повышения качества функционирования государственных и муниципальных структур. Способ оценки и критерии эффективности зависят от сферы деятельности госучреждения и характера нарушений, выявленных при ранее проведенных закупках.

Правовая основа и критерии эффективности госзакупок

Органы аудита, проверяющие деятельность заказчиков, проводят оценку эффективности закупок в целях выявления и корректировки факторов, препятствующих нормальному функционированию органов государственной и муниципальной власти (ч. 3 ст. 98 44-ФЗ).

Также в статье 12 44-ФЗ определено, что госзаказчики и их должностные лица несут ответственность за эффективность планирования закупок. Общественный контроль над эффективностью социально значимой закупочной деятельностью может также осуществляться с привлечением добровольных объединений граждан (ч. 3 ст. 102 44-ФЗ).

Эффективность осуществленной закупки складывается из нескольких факторов, каждый из которых иллюстрирует степень достижения определенных целей закупки по отношению к объему затраченных заказчиком ресурсов. Ресурсами заказчика являются материальные средства, время и труд должностных лиц.

Основными критериями оценки эффективности госзакупок являются:

  • эффективность планирования;
  • конкурентность;
  • экономичность;
  • соблюдение законодательства;
  • эффективность документооборота.

Качество поставляемых товаров, работ или услуг как фактор эффективности закупки является универсальным показателем, иллюстрирующим целесообразность сотрудничества с конкретным поставщиком и оправданность сокращения или увеличения объема средств, выделенных на проведение закупки.

Эффективность планирования

Планирование оценивается по следующим показателям:

  • правильность определения ассортимента и количества заказываемых товаров;
  • степень прогнозируемости рисков;
  • правильность оценки затрат до проведения торгов.

Умение прогнозировать потребности будущего периода в конкретном количестве товаров или услуг является ключевым показателем эффективности планирования. Чем ближе число заказанных товаров к числу использованных впоследствии, тем выше эффективность закупки, и, напротив, нехватка или переизбыток заказанной продукции для реализации функций госучреждения является показателем низкой эффективности планирования.

Степень прогнозируемости рисков определяется отношением числа предсказанных рисков к числу оправдавшихся предсказаний: чем меньше расхождение в этих числах, тем выше эффективность закупки.

Если поставщик определяется через аукцион на понижение, то показателем высокой эффективности планирования будет как можно более точное прогнозирование цены, на которой завершатся торги.

Конкурентность и экономичность

Конкурентность закупки определяется по следующим показателям:

Чем больше число корректных заявок, поданных на участие в конкурсе или аукционе, тем выше конкурентность закупки и вероятность заключения выгодного контракта. При этом важно учесть, что большое число понижений цены на один лот закупки может говорить не только о высокой конкуренции среди исполнителей, но и о возможно завышенной начальной (максимальной) цене лота.

Заявленная максимальная цена является показателем экономической эффективности закупки: чем больше отношение выделенных на закупку средств к максимальной цене аукциона, тем более продуманной является закупка, с точки зрения экономии средств.

К действиям, повышающим экономическую эффективность и конкурентность закупки, также относятся:

  • укрепление постоянного взаимодействия с надежными поставщиками;
  • проведение конкурентных переговоров при проведении закупок высокотехнологичных товаров, работ или услуг;
  • формирование максимально понятных и однозначных критериев качества товаров, работ или услуг.

Конкурентные переговоры позволяют снизить цену закупки при тех же прочих условиях контракта, а корректно сформулированные условия закупки привлекут больше потенциальных исполнителей и повысят конкурентность закупки.

Соблюдение законодательства

К показателям, иллюстрирующим высокую правовую эффективность проведения закупок, относятся:

  • правильное определение степени надежности поставщика;
  • соблюдение требований законодательства при проведении закупок;
  • юридическое сопровождение контрактов.

К соблюдениям требований закона относятся соблюдение регламента рассмотрения обеих частей заявок, составление корректного обоснования способа закупки, а также количества и ассортимента товаров, работ или услуг.

Важным критерием законности закупки является соблюдение ограничений при закупке товаров, работ или услуг у зарубежных поставщиков и у индивидуальных предпринимателей, имеющих квоты на приоритетное участие в отдельных видах закупок, например, при закупке сельхозпродукции у местных производителей.

Чтобы эффективно осуществлять наукоемкие закупки на крупные суммы, госучреждениям необходимо создавать юридическую комиссию для обоснования каждого пункта контракта или условия закупки, в противном случае, повышается риск перерасхода средств и срыва сроков поставки из-за нарушений требований закона при проведении аудита.

Эффективность документооборота

Качество работы с закупочной документацией оценивается по следующим параметрам:

  • сроки подготовки документов;
  • сроки заключения контрактов с поставщиками;
  • количество несостоявшихся торгов и незаключенных контрактов из-за технических ошибок делопроизводителей заказчика.

Высокую эффективность закупки показывают короткие сроки между озвучиванием цели закупки начальником госучреждения и размещением извещения о ее проведении.

Быстрое составление контракта с выбранным поставщиком снижает риски его отказа от участия в закупке, а промедление может привести к невыполнению госучреждением своих функций из-за срыва сроков поставки нужных товаров или выполнения работ.

Надзорные органы отслеживают случаи отмены торгов после их объявления и нарушения требований к условиям контракта.

Если заказчик некорректно описал условия закупки или нарушил правила оформления закупки посредством электронного документа, то надзорный орган может признать низкую эффективность деятельности данного заказчика и назначить проведение внеочередного аудита на предмет выявления иных нарушений и ответственных за них должностных лиц.

Повышение эффективности закупочной деятельности конкретного заказчика можно осуществить путем тщательного анализа каждого критерия эффективности с последующим выявлением причин низких показателей. Для оценки данных критериев госучреждение вправе обратиться к аудиторским фирмам.

Срок поставки товара является одним из условий, которое должно быть обозначено в случае рассмотрения вопроса исполнения контракта.

Сроки поставки товара по 44-ФЗ и порядок их определения

Несмотря на то что срок поставки товара является очень важным условием, в Федеральном законе №44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок для обеспечения государственных и муниципальных нужд» не отражены никакие требования к данному параметру, что вызывает огромное количество жалоб потенциальных исполнителей контрактов в случае возникновения у них подозрения на ограничение конкуренции. Это связано с тем, что нередко заказчики ставят предельно малые сроки на исполнение контракта в части поставки товара, чем могут существенным образом ограничить конкуренцию, например, по причине того, что в установленные сроки поставить товар может только одна или две организации.

В Гражданском Кодексе Российской Федерации также не содержится указания на то, каким должен быть минимальный срок для поставки товара.

Статья 421 данного нормативного акта говорит о том, что срок поставки может быть любым, который устроит обе стороны заключенного соглашения.

Однако следует понимать, что этот показатель должен также отвечать требованию о разумности, что позволит исполнить контракт без нарушения его условий.

Правила действия в случае нарушения сроков поставки

В том случае, если исполнитель по контракту допустил реальное нарушение сроков его исполнения в части поставки товара, заказчик имеет право обратиться к претензионному порядку, по итогам реализации которого с исполнителя будет взыскана определенная сумма неустойки.

Однако для того, чтобы требования о выплате суммы неустойки были признаны соответствующими действительности, необходимо соблюсти определенный порядок:

  1. Убедиться, что допущена фактическая просрочка поставки. Получить сведения об этом реально только после того, как товар был поставлен в полном объеме. Для этого необходимо изучить предоставленные акты приема-передачи товара, товарные накладные либо универсальные передаточные документы, в которых отражена дата фактической передачи товара на склад заказчика. Эти документы должны быть переданы либо в дату фактической поставки, либо в течение установленного контрактом срока такой поставки. Раньше фактической поставки товара документы приняты быть не могут, так как это может повлечь путаницу в расчетах суммы неустойки.
  2. Провести подсчет количества дней фактической просрочки поставки. При этом следует учесть нюанс, который был оговорен Федеральной антимонопольной службой в рамках одного из своих писем, направленных с целью установления порядка расчета неустойки по Постановлению Правительства РФ №1042, принятого в 2017 году. В соответствии с этой оговоркой количество дней просрочки исполнения контракта должно рассчитываться в календарном плане (то есть с включением всех выходных и праздничных дней) несмотря на то, что в контракте срок поставки может быть обозначен в виде рабочих дней (то есть с исключением выходных и праздничных дней).
  3. Рассчитать сумму фактической неустойки на основании цены контракта и количества дней просрочки поставки товара. Формула, которая используется для расчета, выглядит следующим образом: (1 / 300 ставки рефинансирования Центробанка * неисполненная цена контракта) * количество дней просрочки. Размер ставки рефинансирования следует уточнять на дату выставления требования об уплате неустойки. При этом если данное значение менялось, то дробление не осуществляется, а вся сумма неустойки рассчитывается на основании показателя, действующего на дату уплаты.
  4. Составить требование об уплате неустойки в формате официального документа, который будет направлен исполнителю по контракту и размещен в Единой информационной системе с целью подтверждения правомерности действий заказчика по взысканию неустойки. При этом сложившаяся практика показывает, что заказчику при составлении такого требования лучше указать формулу и привести все расчеты, которые были им использованы, так как это позволит избежать вопросов со стороны исполнителя по контракту и контролирующих органов.
  5. Направить исполнителю сформированное требование посредством тех вариантов связи, которые ему доступны, например, посредством электронной почты либо вручением нарочным, если это возможно.

В составленном и направленном документе-требовании следует указать, каким образом будет взыскиваться неустойка: из обеспечения контракта (при наличии), из причитающегося платежа либо будет уплата в добровольном досудебном порядке.

Каждый конкретный вариант взыскания неустойки должен быть оговорен с исполнителем посредством официальной деловой переписки.

Права заказчика в части приемки товара при нарушении сроков поставки

В том случае, если исполнитель по контракту нарушил сроки исполнения взятых на себя обязательств, заказчик, кроме взыскания неустойки, имеет право также на некоторые действия, которые позволят ему защитить свои интересы.

В случае нарушения условий контракта в части соблюдения сроков поставки товара заказчик имеет право отказаться от поставленного товара в полном объеме или частично (по своему усмотрению) в том случае, если у него отпала необходимость в приобретении и использовании товара (низкозамерзающая стеклоомывающая жидкость для автомобилей не нужна заказчику летом, поэтому в случае нарушения срока поставки товара в зимнее время и предоставление его заказчику летом последний имеет право отказаться от использования такового).

Если исполнитель по контракту не только просрочил поставку, но и предоставил товар, не соответствующий условиям контракта, государственный или муниципальный заказчик имеет право не только отказаться от товара, но и подать заявку на включение поставщика в Реестр недобросовестных поставщиков со всеми вытекающими для исполнителя последствиями. Кроме того, исполнитель будет подвергнут взысканию неустойки за ненадлежащее исполнение контракта.

Замену товара исполнитель должен осуществить за свой счёт до момента, когда заказчик расторгнет в одностороннем порядке контракт.

Источник: https://zakonguru.com/goszakupki/44/effektivnost.html

Оцениваем эффективность отдела закупок по 7 параметрам

Как и по каким показателям оценивается эффективность закупочной деятельности госкомпаний по 44-ФЗ?

Как понять экономически выгодно существование Inhouse команды в компании или нет. Финансовые показатели, такие как RONA, сложны и малоинформативны, поэтому мы предлагаем простые инструменты для оценки работы закупок.

Статья будет полезна владельцам бизнеса, руководителям, директорам отдела закупок.

Экономия от закупок должна в 8-10 раз превышать затраты на содержание отдела

Мы предлагаем цифры, опираясь на свой опыт. Например, если вы тратите на отдел закупок 10 млн р. в год, то и закупщики должны приносить в виде экономий 80-100 млн р. в год. Для того, чтобы понять приносят ли закупщики реальные дивиденды компании создаются планы по экономиям.

Например, стоит задача сэкономить на мобильной связи. Ежегодные затраты 30 млн, хотим сэкономить 5% — 1,5 млн руб. в год. Исполнитель — отдел закупок, контроль — отдел, который отвечает за мобильную связь. Перед нами измеримые цифры, достижение которых можно контролировать.

Мы рекомендуем считать экономию по общепринятой методологии, которую признают все отделы и, в первую очередь, финансы.

Например, возьмем показатель cost avoidance — это когда закупщик не допускает повышение затрат, благодаря правильной работе с поставщиками. Отдел финансов отказывается учитывать этот показатель, так как он ориентирован на экономии от текущего уровня затрат.

Например, ноутбук закупают за 1000 USD, а после работы закупщиков цена падает до 800 USD — это для финансистов весомый показатель экономии, который они готовы признать.

Поэтому прежде чем оценивать экономию от работы отдела закупок, определите единые методы подсчета на уровне компании.

Руководители функций должны положительно отзываться о работе отдела закупок

Спросите руководителей функций (ИТ, маркетинг, HR), что они думают о службе закупок. Если в ответ услышите «они хорошие лидеры, стратеги, профессионалы» или «настоящие проектные менеджеры — берут на себя сложные задачи, консолидируют, оптимизируют, помогают нам добиться целей», то вопросов к службе закупок нет.

Если ответы диаметрально противоположные — «бюрократы», «медленные и непонятно, чем занимаются», «у нас с ними разные цели и задачи», «чисто саппортная функция» — это тревожный сигнал и повод провести более глубокий аудит работы отдела закупок.

Закупки должны покрывать более 80% затрат

По нашей практике, чем больше процент покрытия затрат отделом закупок, тем сильнее функция. Если закупщики ведут более 80% затрат, то с ними считаются руководители других отделов и ТОП-менеджмент компании.

Если процент покрытия затрат 50-80% — средний результат, над увеличением которого нужно работать. Если закупки покрывают менее 50% — это проблема и самое время начать разбираться, чем занимаются закупки.

Приведем пример. Нас пригласили в крупную FMCG компанию, где отдел закупок покрывал всего лишь 20% затрат и не мог генерировать экономии в необходимом объеме. Закупки были децентрализованы по отделам, регионам, подразделениям. Перед нами стояла цель повысить этот показатель за счет увеличения количества покрываемых закупками категорий.

Мы довели цифру покрытых закупок до 80%. Закупки стали централизованными. Компания получила больше экономий и непрямые выгоды — избавление инициаторов от непрофильных обязанностей, улучшение качества поставляемых товаров и услуг, пересмотр условий работы с поставщиками в пользу компании и т.д.

Отдел закупок должен использовать электронные системы по 4 ключевым процессам

Еще один способ — посмотреть используются ли электронные системы в части четырех ключевых процессов — сорсинг, управление контрактами, управление поставщиками, P2P (procure-to-pay).

Автоматизация нужна, так как она дает возможность сократить затраты, сделать закупки прозрачными, исключить коррупцию, уменьшить бюрократию и быстро находить поставщиков на выгодных для компании условиях.

А теперь представим, что в компании не используются электронные системы и вся документация ведется в MS Word и MS Excel. Другой вариант развития событий: есть электронная система, но документы дублируются и в системе, и на бумаге.

В результате закупщики только и делают, что разгребают бумажные завалы и пытаются соблюсти бюрократический порядок ведения закупок. Здесь уже не до экономий и улушений условий работы с поставщиками. Такая система работы — повод для руководителя задуматься об эффективности функции закупок.

Часто закупщики списывают ответственность с себя, утверждая, что в компании нет средств на автоматизацию. При этом забывая, что именно они должны доказать и обосновать необходимость автоматизации.

Говорить о том, что отдел закупок справляется со своей работой можно если каждое ключевое событие отражено в единой IT-системе и если любая закупка отслеживается от начала до конца.

Отдел закупок должен влиять на рост производства и продаж

Нужно постоянно мониторить, есть ли такие закупки, при проведении которых за счет действий закупщиков уменьшились затраты на производстве или выросли продажи.

Например, закупщики нашли новое сырье, которое снижает затраты и улучшает качество продукта. В результате компания обошла конкурентов и увеличила объем продаж.

Или при поиске подрядчика по упаковке отдел закупок находит производителя инновационной упаковки. Это позволяет компании расширить ассортимент выпускаемой продукции и закрепиться на рынке.

В нашей практике был случай, когда новый поставщик, которого мы нашли заказчику, в два раза сократил время мойки тары в FMCG компании, что привело к увеличению объемов производства на 5%.

Если закупщики компании могут похвастаться такими удачными кейсами и их наберется хотя бы 10% от общего количества проектов за год, то работу закупок можно оценивать, как эффективную. Если нет, то нужно пересматривать ситуацию в закупках.

Работа отдела закупок должна быть правильно организована

Для оценки работы отдела нужно смотреть, какая роль у закупок в компании. Например, когда мы проводим аудит, то обозначаем следующий круг вопросов:

  • Являются ли закупщики аналитиками, стратегами и внутренними консультантами в компании?
  • Могут ли они быстро реагировать на внешние/внутренние возможности и угрозы?
  • Есть у закупщиков время оценивать риски, управлять сложными проектами, покрывать новые категории и стратегические проекты?
  • Делегируют ли они операционку и тактические задачи в Shared Services или на аутсорсинг?
  • Приносят ли инновационные решения/поставщиков на рынке?
  • Меняют ли схему оказания услуг/ценообразования?
  • Используют ли в работе лучшие практики?
  • Влияет ли их работа хотя бы косвенно на прибыль компании?

Если ответы положительные, то ваш отдел эффективен. Если нет, есть повод задуматься.

Например, вы видите, что ваши закупщики погрязли в рутинных задачах и постоянно жалуются на нехватку ресурсов. В этом случае говорить об эффективности закупок нельзя. Если у закупщиков не хватает компетенций для правильной организации работы своего отдела, то вряд ли они способны улучшить функции закупок для компании.

Сравните уровень работы закупщиков и внешних провайдеров

Рассмотрим на примере, как это делать. Допустим, что закупщик тратит на составление, согласование и подписание контракта 20 часов. За месяц он согласовывает 5 контрактов — 100 часов. Час его работы стоит 1500 р., расход в месяц — 150 тыс. р. Час работы внешнего провайдера — 2000 р. На контракт он тратит 25 часов, то есть 5 контрактов обойдутся в 250 тыс. р.

На первый взгляд, по затратам выигрывает внутренний закупщик. Но оценивать работу этих специалистов только по расходам неправильно. Нужно понять, есть ли разница между контрактами, которые они готовят.

Допустим, что провайдер в контракте учел и подсветил все риски, указал корректные цены, согласовал дополнительные уступки, увеличил отсрочку платежа, ввел SLA и штрафы за некачественное или несвоевременное оказание услуг или внедрил инструменты стимулирования поставщика, убрал штрафы за досрочное расторжение контракта. Тогда, как внутренний сотрудник в силу нехватки знаний и компетенций этого не сделал.

Получается, что компании выгодно заплатить больше внешнему специалисту и получить более надежный и проработанный контракт, чем нести риски, связанные с недоработанным договором.

Итог

Проводите анализ по приведенным параметрам хотя бы раз в год. Анализ можно проводить собственными силами или привлекать внешних консультантов.

Вы поймете, эффективен ли отдел закупок, приносит он ценность компании или пришло время провести реорганизацию отдела, а может и передать часть закупок на аутсорсинг.
Будем благодарны за обратную связь. Поделитесь своим опытом.

Какие методы анализа и оценки эффективности закупок используете вы? Как вы доказываете, что функция закупок в вашей компании эффективна? Если вы руководитель, то как часто анализируете эффективность вашей функции закупок?

Источник: https://preca.ru/otsenivaem-effektivnost-raboty-otdela-zakupok-po-7-parametram/

Оценка эффективности закупочной деятельности по 44-ФЗ: планирование, экономичность, конкурентность, документооборот

Как и по каким показателям оценивается эффективность закупочной деятельности госкомпаний по 44-ФЗ?

Эффективность закупок, осуществляемых государственными и муниципальными учреждениями в соответствии с законом 44-ФЗ, подразделяется на следующие составляющие:

  • эффективность планирования;
  • экономичность;
  • конкурентность;
  • законность;
  • эффективность документооборота;
  • качественность.

Оценка эффективности госзакупок

Эффективность планирования показывает, насколько точно госзаказчик определяет потребности своего предприятия на ближайший период и оценивает рыночные риски.

Чем ближе предвиденные расходы заказчика к реально понесенным, тем более эффективно были спланированы закупки.

Качество планирования также включает логистические процессы, осуществляемые заказчиком при подготовке закупок и контроле за исполнением контракта.

Экономичность закупки – это критерий, определяющий возможность экономить бюджетные средства при сохранении качества закупаемых товаров и услуг.

Сравнительная экономическая эффективность закупки определяется по формуле:

где Цс – сравнимая цена, Цк – цена конкретного контракта, а Н – объем закупаемых товаров или услуг.

В качестве сравнимой цены может выбираться среднерыночная цена товара на рынке или средняя цена, предложенная поставщиками (при запросе котировок). Чем больше положительное значение Э, тем выше сравнительная эффективность закупки, при этом если значение Э отрицательно, то его рост по модулю иллюстрирует снижение эффективности закупки.

Относительная эффективность определяется по формуле:

где Э – сравнительная эффективность, рассчитанная, как показано выше, а Ц – суммарная цена всех контрактов, заключенных в течение года. Данный критерий характеризует суммарную экономическую эффективность закупок за прошедший период и может использоваться в прогнозировании рисков.

Конкурентность зависит:

  • от количества заявок на участие в закупке;
  • от числа проведенных торгов по каждому лоту;
  • от числа торгов, признанных несостоятельными из-за отсутствия заявок.

Чем больше заявок на участие было подано, тем выше конкурентность закупки.

Множество проведенных торгов по одному и тому же лоту является показателем низкой конкурентности, если связано с признанием предыдущих торгов несостоятельными.

Конкурентность также зависит от прозрачности условий закупки и ее доступности широкому кругу поставщиков.

Доступность закупок, не относящихся к стратегическим, повышается путем формирования стабильно работающих интернет-площадок с максимально полной информацией об условиях будущего контракта.

Законность – это один из основных критериев эффективности госзакупок, включает в себя соблюдение требований закона 44-ФЗ к каждому этапу закупочной процедуры, а также к условиям контракта.

Эффективность документооборота включает в себя:

  • соблюдение правил ведения закупочной документации;
  • наличие электронного документооборота;
  • оперативность обмена документацией с поставщиками и надзорными ведомствами;
  • своевременное реагирование на внесение изменений в законодательство о закупках.

Электронный документооборот подразумевает наличие у заказчика интернет-ресурсов и программного обеспечения, необходимого для отправки и принятия электронных документов, а также квалифицированной электронной подписи и современных протоколов шифрования передаваемых данных. Показателем эффективности документооборота является высокая скорость обмена электронными документами без потери информации, а также возможность работать с большими объемами данных и наличие специально обученного персонала.

Качественность закупок – это комплексный показатель их эффективности, зависит от оптимальности соотношения цена-качество и от суммарной оценки всех описанных критериев.

Как повысить эффективность госзакупок

Повышение эффективности планирования осуществляется путем использования новых методов оценки рыночных рисков, а также более точного определения потребностей заказчика.

Основной критерий роста экономичности закупки – снижение цены заключенных контрактов по отношению к аналогичным за прошедший период.

При этом важно учесть, что манипулирование пределами выделяемых средств без учета качества закупаемых товаров или услуг может привести к снижению эффективности закупки, особенно в наукоемких госучреждениях – оборонных предприятиях, образовательных и медицинских учреждениях.

Повысить экономичность закупки можно следующими способами:

  • изменением закупочной стратегии;
  • изменением способа выбора поставщика;
  • выходом на новые онлайн-площадки для проведения торгов;
  • выделением закупочной деятельности в отдельное структурное подразделение;
  • улучшением закупочной логистики.

Способ выбора поставщика для каждой закупки должен определяться ее назначением – для закупки одних видов товаров или услуг важнее сэкономить средства, а для других важнее получить более высокое качество.

Выбор аукциона или запроса котировок оправдан для закупки массовых товаров или низкоквалифицированных услуг, а конкурс, запрос предложений и конкурентные переговоры применяются при закупке высокотехнологичных работ или услуг или технически сложных товаров.

Для повышения законности и эффективности документооборота важно выделить кадры, которые будут отслеживать всю закупочную деятельность на предмет ее соответствия требованиям законодательства и отраслевых нормативных актов.

Правовое регулирование

Статья 97 закона 44-ФЗ определяет, что оценка эффективности закупок для государственных и муниципальных нужд проводится путем мониторинга закупок на основе информации, содержащейся в ЕИС, а результаты оценки оформляются ежегодно в виде сводного отчета органами исполнительной власти.

Требования к отчету и общие правила мониторинга закупок для определения их эффективности приведены в Постановлении Правительства №1193.

Согласно ст. 98 44-ФЗ, эффективность госзакупок также определяется при помощи аудита, проводимого счетной палатой. Общественные институты и объединения граждан вправе проводить мониторинг эффективности госзакупок, имеющих социальное значение (ст. 102 44-ФЗ).

Загрузка…

Источник: https://pravo.team/zakupki/44/effektivnost.html

Повышаем эффективность закупок компании в 5 шагов

Как и по каким показателям оценивается эффективность закупочной деятельности госкомпаний по 44-ФЗ?

07:00, 18.12.2017

Есть такое выражение: чтобы увеличить прибыль, нужно двигаться в двух направлениях — больше продавать и меньше тратить. Сегодня рассмотрим подробно второй способ — меньше тратить.

Как эффективно уменьшить затраты, улучшить структуру себестоимости и при этом сохранить качество, рассказал эксперт рынка межкорпоративной электронной торговли, директор электронной торговой площадки ONLINECONTRACT Александр Гуров.

«Нововведения, как и любые изменения, возможно, придутся не по душе многим сотрудникам. Кто-то будет убеждать, что процесс закупок в компании отстроен и работает эффективно. И это может быть реальностью на 100 процентов.

Но если у вас есть хоть капля сомнения, используйте эту статью как чек-лист для проверки эффективности закупочной деятельности вашей компании.

Наш 10-летний опыт и сотрудничество с компаниями разных масштабов, специализации и географии доказал, что конкурентные закупки — это чуть ли самый эффективный инструмент снижения затрат организации», — поделился Александр Гуров.

Шаг первый, кадровый: кто занимает должность руководителя отдела снабжения?

Чтобы организовать процесс закупок максимально эффективно, отдел снабжения должен обеспечить взаимодействие с максимальным количеством поставщиков, соответственно, высокую конкуренцию между ними.

Основные требования к руководителю — умение внедрять новые методики, опыт и хорошая репутация в закупках.

От начальника отдела требуется собрать вокруг себя честных профессионалов, можно даже без опыта работы в закупках, достаточно, чтобы они были ответственными и технически грамотными.

Шаг второй, контрольный: что нужно лично контролировать собственнику или директору?

По каким показателям можно оценивать эффективность закупок? На наш взгляд, это:

  • среднее количество участников на лот;
  • доля конкурентных процедур в общем числе закупок;
  • уровень закупочных цен до внедрения и после.

Минимальное количество участников в закупке должно быть не менее 3 компаний (если речь не идет об узкой нише, где в принципе ограниченное количество игроков рынка). Через полгода планку можно поднять и до 5 и выше. Показатель этот имеет первостепенное значение, потому что демонстрирует не только качество работы сотрудников, но и всю систему закупок компании.

Если ваша компания еще не работает на электронных торговых площадках, поручите руководителю отдела, кто кровно заинтересован в увеличении прибыли, заняться этим вопросом. Фото ruwest.ru

Показатель номер два — это доля конкурсных закупок в общей доле закупок. Здесь действует правило Парето, согласно которому 20% усилий приносят 80% результата.

В данном случае наибольшее поле для экономии следует искать в 20% статей бюджета, которые обычно составляют 80% от его суммы. Именно этим затратам и следует уделить особое внимание.

Причем, не в пример предыдущему показателю, этапность здесь не требуется, так что можно сразу обозначить ограничение.

Показатель номер три. Здесь подробно останавливаться нет смысла, цифры скажут сами за себя — выросли цены или нет.

Если ваша компания еще не работает на электронных торговых площадках, поручите руководителю отдела, кто кровно заинтересован в увеличении прибыли (это может быть снабжение, тендерный комитет, финансовый или коммерческий директор, руководитель службы экономической безопасности), заняться этим вопросом.

Введите в компании правило, что все закупки на сумму свыше определенной суммы (например, 100 тысяч рублей) будут проводиться только на конкурсной основе, на электронной торговой площадке.

Объявите, что через заданный срок (максимум два месяца) все договоры оказания услуг, выполнения работ или поставок, превышающих определенную вами стоимость, будут согласовываться только при проведении конкурентной процедуры.

К примеру, наша компания, сама являясь площадкой для проведения закупок, все закупки свыше 5000 рублей проводит на площадке.

Шаг третий, избирательный: внимательно подойдите к выбору ЭТП

Чтобы получить желаемый результат от закупок, нужно со всей ответственностью подойти к вопросу выбора электронной торговой площадки. На рынке с десяток серьезных ЭТП с разным функционалом, условиями работы, и каждый выбирает площадку под свои потребности.

Но помните: главным условием снижения цены в закупках все же остается конкуренция. Поэтому основную внимание при выборе площадки я бы уделил вопросу системы привлечения участников на закупки.

Чем больше участников — тем больше конкуренция и возможностей снижения цены без потери качества.

Однако не стоит воспринимать ЭТП как панацею. Площадка — это инструмент, который дает прозрачность закупки. Также, если площадка предоставляет персонального менеджера, то это возможность проконсультироваться по всем вопросам, оперативно получить информацию, как правильно провести закупку.

И все же эффективность закупки процентов на 70 зависит от заказчика — от того, как вы используете ЭТП. На что же следует обратить внимание при проведении закупок на электронной торговой площадке:

  • дайте участникам доступ к максимуму информации и как можно раньше – в закупке обязательно укажите стартовую цену, определите и опубликуйте четкие критерии выбора победителя. Чтобы поставщики успели собрать информацию, сделать расчеты, согласовать с руководством цены, назначайте срок проведения закупки не менее 7 рабочих дней. Если вы готовы рассматривать аналоги (эта практика приносит неожиданные приятные результаты), сообщите об этом в техзадании;
  • укрупняйте закупочные заявки. Это можно сделать двумя способами. Первый — укрупнить ежемесячную заявку до квартальной, полугодовой или даже годовой. Этот способ не вызывает дополнительной нагрузки на складскую службу и отток денежных средств, так как в договор включается пункт об отгрузках на основании заявок. Второй способ — объединить однотипные закупки различных предприятий в рамках крупного холдинга;
  • Привлекайте к участию в закупке на площадке поставщиков, с которыми работали или работаете. Попадая в конкурентную среду, они также могут предложить более выгодные условия.

Участники закупочных процедур, например, по направлению «Корпоративные закупки», оплачивают лицензию на определенный период и могут участвовать в неограниченном количестве лотов. Фото ONLINECONTRACT

Порочной практикой является прием предложений вне площадки или отсутствие выбора победителя. Возможно, в одном конкретном случае вы и получите выгоду, но в дальнейшем поставщики просто не будут подавать заявки, понимая, что закупка на площадке — формальность.

Думаю, для любого руководителя будет не лишним иногда подвергать сомнению чистоту намерений очередного сотрудника, который пришел с предложением работать со «своим», «привычным» поставщиком, не проводя или обходя конкурсную процедуру на ЭТП.

Вы уверены, что он заинтересован в выгоде для компании?

  • Доверьтесь участникам на первом этапе — примите за данность, что все они добросовестны и согласны с определенными в закупке условиями. Даже если попадется обманщик, «безопасники» его раскусят и тогда можно просто заключить договор со следующим участником. Результат — значительная экономия времени.
  • Всегда указывайте реальную причину закрытия конкурентных процедур. Если они адекватны, то и отношение к вам будет соответствующее.

Возможны и отговорки со стороны поставщиков: у нас нет сотрудников, нет ЭЦП, нет денег для обеспечительных платежей и т. д. Рассмотрим на примере ЭТП ONLINECONTRACT. Сразу скажу, для работы на нашей площадке не нужна цифровая подпись.

Участники закупочных процедур, например, по направлению «Корпоративные закупки», оплачивают лицензию на определенный период и могут участвовать в неограниченном количестве лотов. При приобретении годовой лицензии компания может участвовать во всех закупочных процедурах на площадке за 2375 рублей в месяц.

Давайте попробуем встать на место поставщика и спросим себя: если клиент для меня важен и я уверен в своей конкурентоспособности, насколько это высокая цена для получения большого контракта или крупного клиента? На одной чаше весов 2375 руб. в месяц, а на другой — объем закупочных заявок на сотни и даже миллионы рублей от крупных компаний.

Учитывая низкую стоимость лицензии, плата за участие окупается после первой же победы. Стоимость работы на ЭТП ONLINECONTRACT в 2 раза ниже средней по рынку.

Шаг четвертый, концептуальный: если вы покупатель, то исключите правило «покупатель всегда прав» — оно работает против вас

Используя это правило, ваши сотрудники-закупщики могут не рассмотреть предложения новых поставщиков с аналогичным, но более дешевым товаром, более современным и технологичным оборудованием и т. д.

цель состоит в том, чтобы привлечь как можно больше поставщиков — это «подстегнет» конкуренцию, поднимет качество и снизит цену. Добиться этого поможет система прозрачных и открытых конкурентных закупок.

Шаг пятый, мотивирующий: распределите функции в команде и поощряйте каждого

Перемены всегда болезненны и нужно быть готовым к недовольству со стороны сотрудников. Чтобы переход на новую систему работы с закупками прошел гладко, нужно четко распределить обязанности и ответственность.

Снабженцы формируют конкурсы и заключают договоры. Техспециалисты, строители и бухгалтеры готовят ТЗ, участвуют в конкурсной комиссии и заключают договоры с победителями. Отдел торгов проверяет и раскручивает конкурсы, организует работу конкурсной комиссии, готовит и согласует с вами протоколы конкурсов и аукционов.

Юристы разрабатывают типовые договоры. Финансисты сопоставляют предложения с разными сроками оплаты. «Безопасники» проверяют победителей на благонадежность. В итоге поставщиков выбирает вся команда. Нужно дать понять сотрудникам, что от быстрой и четкой работы команды зависит эффективность закупочной деятельности компании.

Чтобы переход на новую систему работы с закупками прошел гладко, нужно четко распределить обязанности и ответственность. Фото bankgarant.pro

В любое время, в особенности в кризис, у владельца компании или его директора всегда должен быть план, как сделать компанию эффективнее. Конкурентные закупки — это один из действенных способов снизить затраты компании. Эти 5 шагов помогут усовершенствовать закупочную деятельность компании, а грамотное использование электронных площадок позволит упростить процесс закупок.

Источник: https://realnoevremya.ru/articles/83601-povyshaem-effektivnost-zakupok-kompanii-v-5-shagov

Как оценить эффективность госзакупок учреждения своими силами

Как и по каким показателям оценивается эффективность закупочной деятельности госкомпаний по 44-ФЗ?

Эффективность – это то, к чему мы все стремимся в своей работе, и то, ради чего осуществляются реформы, внедряются инновационные проекты и решения.

Контрактная система в сфере закупок является одним из наиболее ярких и поистине масштабных примеров таких преобразований.

Сам смысл ее создания и дальнейшего развития заключается помимо прочего в повышении эффективности государственных и муниципальных закупок.

Вместе с тем в рамках Закона № 44-ФЗ понятие эффективности носит довольно туманный характер и лишено четкого определения.

Несмотря на такое положение вещей и тот факт, что оценка эффективности не входит в круг обязанностей заказчиков, многие из них желают провести оценку проделанной ими работы.

На практике нередко возникает ситуация, когда вышестоящие организации требуют от подведомственных им заказчиков предоставить информацию о показателях эффективности закупочной деятельности, не давая при этом никаких дополнительных разъяснений о том, как именно провести такую оценку и ставя тем самым ответственных лиц в тупик.

Правовая основа оценки эффективности госзакупок

В соответствии с частью 6 статьи 97 Закона № 44-ФЗ, оценка эффективности обеспечения госзакупок дается в сводном аналитическом отчете, ежегодно подготавливаемом и размещаемом в ЕИС федеральными органами власти по регулированию контрактной системы. При этом методика проведения такой оценки разрабатывается органами, осуществляющими мониторинг, самостоятельно.

Несложно догадаться, что результатом такого подхода стало отсутствие единообразия критериев и методик оценки эффективности. С другой стороны, подобная неопределенность дает некоторую степень свободы в выборе этих самых критериев.

Возможные критерии оценки эффективности

Прежде чем перейти к обсуждению возможных критериев, следует пояснить, что деятельность учреждения в рамках контрактной системы не ограничивается лишь проведением конкурентных процедур и заключением контрактов. Область работы значительно шире. Таким образом, прежде чем отбирать критерии, необходимо определить, эффективность каких именно областей работы необходимо оценить.

Выделим основные направления деятельности, эффективность которых целесообразно определять:

  1. Планирование;
  2. Конкурентность;
  3. Экономичность;
  4. Соблюдение законодательства;
  5. Документооборот.

Рассмотрим, какие показатели могут отражать эффективность каждого направления работы заказчика.

Эффективность планирования закупок можно оценить по:

  • количеству внесенных изменений в план закупок и план-график закупок;
  • соотношению количества закупок, осуществленных в четвертом квартале года, и их общего числа.

Конкурентность может включать в себя следующие критерии оценки:

  • процентное соотношение доли конкурентных процедур от общего объема закупок (как в количественном, так и в денежном представлении);
  • процентное соотношение несостоявшихся процедур от общего объема конкурентных закупок;
  • количество участников закупок, проводимых конкурентными способами.

Отдельно хотелось бы выделить показатель, который, возможно, не представляет особой ценности для самих заказчиков, но на который мы настоятельно рекомендуем обращать внимание, поскольку именно он вызывает интерес проверяющих органов – количество конкурентных закупок, при проведении которых была подана только одна заявка, и она была признана соответствующей. Большое количество таких закупок по вполне понятным причинам непременно вызовет массу вопросов.

Экономичность закупок – иными словами показатель экономии бюджетных средств, который зачастую представляет наибольший интерес, находится в зависимости от предыдущего критерия и рассчитывается как процентное соотношение начальной (максимальной) цены контракта (НМЦ) и цены заключенного контракта.

С одной стороны, чем выше этот показатель – тем лучше, с другой – его слишком высокое значение может говорить о завышении НМЦ, неверном ее обосновании или недобросовестности победителя.

Соблюдение норм законодательства в сфере закупок может характеризоваться:

  • количеством жалоб в контрольный орган (ФАС), признанных обоснованными;
  • количеством вносимых изменений в закупочную документацию;
  • результатами контрольных мероприятий (плановые и внеплановые проверки);
  • количеством выигранных судебных разбирательств.

Эффективность документооборота определяется следующими критериями:

  • сроками, затраченными на подготовку и размещение документации о закупке;
  • сроками оценки заявок;
  • сроками заключения контрактов.

Заключение

Эффективность закупочной деятельности учреждения – показатель, значимость которого сложно переоценить. Отслеживание его изменений в рамках внутреннего мониторинга или аудита будет крайне полезна для оценки качества работы контрактных специалистов, выявления недочетов и своевременного принятия мер.

Мы привели лишь примерный перечень направлений деятельности и критериев, с помощью которых можно оценить их эффективность.

Вы вольны выбирать, корректировать и разрабатывать собственные критерии и методики в соответствии с личными особенностями и потребностями.

Критерии могут быть не только простыми, но и составными – рассчитываться из ряда показателей, находится в зависимостях друг от друга и т.д.

Оценка эффективности – это большая работа, требующая постоянного внимания, времени и сил. Несмотря на это, благодаря ее результатам деятельность учреждения в рамках контрактной системы будет «как на ладони».

Внимание! Для повышения личной эффективности в ведении закупок и экономии своего времени, мы настоятельно рекомендуем ознакомиться с нашим программным обеспечением для автоматизации работы с ЕИС. Подробнее…

Полезная информация? Поделись: Бесплатная On-line консультация

Источник: https://good-tender.ru/poleznye-stati/553-kak-otsenit-effektivnost-goszakupok-uchrezhdeniya-svoimi-silami

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.