+7(499)-938-42-58 Москва
8(800)-333-37-98 Горячая линия

Как правильно составить акт приема-передачи трудовых книжек и в каких ситуациях он необходим?

Содержание

Как правильно составить акт приема-передачи трудовых книжек и в каких ситуациях он необходим?

Как правильно составить акт приема-передачи трудовых книжек и в каких ситуациях он необходим?

В задачи работодателя входит обеспечение должного хранения и учета трудовых книжек. Для этого назначается ответственное лицо за хранение трудовых книжек. Если такое лицо изменяется, то находящиеся в организации на хранении трудовые книжки передаются по акту приема-передачи.

Порядок учета

Трудовая книжка является базовым документом, содержащим важнейшую информацию о трудовой деятельности и стаже сотрудника (по ч. 1 ст. 66 Трудового кодекса и п.

2 Правил Постановления Правительства №225 от 2003 года). В ней содержатся сведения о работнике, выполняемой работе, переводах на другую должность, об увольнениях, обучении, награждениях (по ч. 4 ст.

66 Трудового кодекса и п. 4 Правил №225 от 2003 года).

Данная статья рассказывает о типовых способах решения вопроса, но каждый случай уникальный. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

  • Москва: +7 (499) 110-33-98.
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 407-22-74.

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

При трудоустройстве сотрудник передает трудовую книжку своему работодателю по ч. 1 ст. 65 Трудового кодекса. После чего работодатель отвечает за сохранность трудовой книжки.

Делегировать подобные обязанности по обеспечению учета и хранения трудовых книжек в пользу другой организации или физического лица работодатель не вправе. На это указывает п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек №225 от 2003 года.

Лицо, которое ответственно за хранение и учет трудовых книжек, назначается по приказу работодателя или по распоряжению уполномоченной инстанции. В качестве ответственного лица обычно выступает сотрудник кадровой службы.

Если назначенное ранее ответственное лицо изменилось, то трудовые книжки, вверенные ему, передаются на основании акта приема-передачи. Чаще всего это происходит при увольнении ответственного лица.

Еще один вариант, когда требуется подготовка акта приема-передачи трудовой книжки – это трудоустройство сотрудника.

В этом случае он выступает передающей стороной, а работодатель – принимающей. Но на практике подобный акт обычно не составляется.

Кто составляет акт приема-передачи

Акт приема-передачи составляется передающей стороной. Обычно это сотрудник кадровой службы, который передает дела перед своим увольнением.

В некоторых случаях акт приема-передачи составляется руководителем компании, когда по мере расширения компании он передает полномочия по учету и хранению трудовых книжек назначенному специалисту-кадровику.

Иногда в качестве передающей стороны выступает комиссия, созданная для приема-передачи большого массива трудовых книжек.

Когда сотрудник увольняется, трудовая книжка передается ему на руки в последний рабочий день. Но акт приема-передачи при этом не составляется.

Связано это с тем, что работодатель обязан вести книгу учета движения трудовых книжек, в которой обязан расписаться работник при увольнении.

Когда работник не забрал трудовую при увольнении, а написал работодателю письменную просьбу об отправке ее по почте, то акт приема-передачи также не нужен, так как трудовая отправляется ценным письмом с описью вложения.

Если же сотруднику потребовалась трудовая книжка еще в период его работы, то в этом случае также допускается оформление акта приема-передачи, а после возврата документа работодателю – обратного акта.

Создание комиссии

Когда работодатель представляет собой крупную компанию и численность передаваемых трудовых книжек достаточно большая, то в этих целях формируется специальная комиссия.

В комиссию входят сотрудники разных подразделений компании-работодателя в составе не менее 2 человек. Указанная комиссия назначается через издание отдельного приказа от имени руководителя компании.

Комиссия по передаче трудовых книжек имеет следующие функции:

  1. Она проверяет сохранность всех трудовых книжек.
  2. Удостоверяется в том, что все трудовые книжки из акта есть в наличии.
  3. Проверяет соответствие записей в акте действительности.
  4. Заверяет факт передачи трудовых от одного лица к другому.

Порядок передачи

Просто передать большой массив трудовых книжек не допускается. Для этого необходимо должное документальное подтверждение данной процедуры. Процесс передачи трудовых книжек предполагает прохождение таких этапов:

  1. Издается приказ от лица руководителя, в котором назначается новое ответственное лицо за учет и хранение трудовых книжек.
  2. На основании приказа производится передача трудовых книжек.
  3. Информация о передаче должна быть оформлена в виде специальных актов приема-передачи.

Грамотно оформленная процедура позволяет избежать утраты трудовых книжек сотрудников и избежать привлечения к административной ответственности за это.

Правила составления акта

Трудовое законодательство не содержит унифицированного акта приема-передачи трудовых книжек, поэтому данный документ разрабатывается работодателем в свободной форме. Акт приема-передачи оформляется на простом листе в формате А4 или на фирменном бланке организации (последний вариант наиболее приемлем). Допускается как печатный, так и рукописный вариант: данный аспект не принципиален.

При этом, несмотря на свободный формат акт приема-передачи, он должен содержать такие сведения как:

  1. Реквизиты работодателя, а именно: его наименование, адрес нахождения, КПП, ИНН и пр.
  2. Дата и место составления акта.
  3. Наименование документа и присвоенный ему порядковый номер в соответствии с принятой в компании системой нумерации.
  4. ФИО и должность передающего трудовые книжки лица.
  5. ФИО и должность принимающего трудовые книжки лица.
  6. Указание на факт того, что один сотрудник принял, а второй – передал трудовые книжки.
  7. Перечень передаваемых трудовых книжек с указанием их владельца (фамилия, имя, отчество владельца прописывается полностью), серии и номера, реквизитов вкладышей. Обычно список оформляется в табличной форме для наглядности. В таблицу включаются примечания по состоянию документа или прочие важные сведения о трудовых книжках (например, о том, что они являются невостребованными, или сколько вкладышей в них содержится).

В завершение указывается общее количество трудовых книжек, которые передаются новому сотруднику. Здесь отдельно прописывается число невостребованных трудовых книжек, а также количество бланков трудовых, которые остались у работодателя (они также подлежат учету на основании п. 41 Правил №225).

Акт приема-передачи трудовых книжек оформляется в письменном виде в одном экземпляре. После подписания акта он передается на хранение в архив.

Акт приема-передачи может быть составлен на одном листе или на нескольких, когда передается большое число документов. В последнем случае необходимо прошить акт и поставить на оборотной стороне печать, подпись руководителя и написать количество страниц в документе.

Данные в акт приема-передачи стоит вносить максимально внимательно и стараться не допускать в нем помарки и исправления. При необходимости откорректировать документ рядом с зачеркиванием следует поставить отметку «Исправленному верить».

К составлению акта приема-передачи стоит подойти со всей ответственностью, так как он может послужить доказательством для разрешения споров в суде.

Акт завершают подписи лиц, которые передают и принимают трудовые книжки, их должности и фамилии. Это могут быть члены специально созданной для этого комиссии.

При оформлении акта приема-передачи работодатель может использовать один из следующих вариантов:

  1. Составить акт приема-передачи в произвольном виде (что весьма неудобно для крупных работодателей).
  2. Разработать и утвердить шаблон документа, который будет использоваться постоянно при передаче документов.

Образец акта приема-передачи трудовых книжек можно посмотреть по ссылке.

При передаче трудовых книжек ответственное лицо проверяет соответствие количества передаваемых документов тому, которое указано в акте. Также проверяется принадлежность трудовых. Если какой-либо из трудовых книжек не обнаружится впоследствии, то отвечать за это придется уже новому сотруднику кадровой службы, который подписал акт.

Таким образом, акт приема-передачи трудовых книжек составляется при смене должностного лица, ответственного за их хранение.

При его подготовке нужно соблюсти все законные формальности: указать дату его подготовки, должности и фамилии сотрудников, которые подписывают акт.

Согласно действующему законодательству, трудовая книжка содержит широкий спектр важной информации о трудовой деятельности работника и его стаже. Пока трудовой договор с сотрудником действителен, трудовая книжка должна храниться у работодателя.

Источник: https://advokatyurist.ru/kak-pravilno-sostavit-akt-priema-peredachi-trudovyx-knizhek-i-v-kakix-situaciyax-on-neobxodim.html

Акты по трудовой книжке. Как правильно составить акт приема-передачи трудовых книжек и в каких ситуациях он необходим

Как правильно составить акт приема-передачи трудовых книжек и в каких ситуациях он необходим?

Составляется для передачи другому сотруднику кадровой службы, назначенному приказом руководителя ответственным за ведение и хранение бланков. Документы в этом случае передаются по акту в соответствии с книгой учета движения книжек. В нем указывается перечень передаваемых документов, также вносится информация о наличие вкладышей. После этого производится передача.

Как оформляется акт приема-передачи трудовых книжек? Образец можете посмотреть здесь:

О списании испорченных бланков

Испорченные при заполнении бланки и вкладыши подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Для того, чтобы списать испорченные документы, руководитель должен издать приказ, который бы разрешал создание комиссии для проведения списания. Сформированной комиссии предъявляются испорченные бланки.

Составляется акт на списание трудовых книжек, образец заполнения смотрите ниже. В нем указываются номера книжек, их количество, причины списания. Далее происходит их уничтожение.

Об отказе от получения ТК

В день увольнения сотруднику возвращается книжка. В случае, если по каким-то причинам он отказывается ее забирать, составляется акт. Он подписывается сотрудником отдела кадров, а также двумя свидетелями отказа.

В нем указывается ФИО работника, должность, причина увольнения, а также то, что ему было предложено получить документ в отделе кадров предприятия. Желательно указать мотивы отказа от получения и дату составления.

Это имеет большое значение при возникновении трудовых споров.

Если же гражданин не только отказывается забирать бумаги, но и не явился в день увольнения на предприятие, работодатель должен направить ему уведомление с просьбой явиться в отдел кадров, или дать разрешение на их пересылку почтой. В случае отказа, он вправе оформить акт об отказе в получении трудовой книжки.

О непредоставлении трудовой книжки

Оформляется в случае, если новый сотрудник приступил к выполнению своих профессиональных обязанностей, отработал неделю, но бланк для оформления рабочих отношений не сдал работодателю.

Требования к оформлению

Для оформления используется бланк, разработанный компанией, или утвержденная форма.

Обязательно должны быть указаны следующие реквизиты:

  • наименование компании;
  • название;
  • дата подписания и номер;
  • место составления;
  • заголовок;
  • подпись руководителя и ответственных за составление лиц.

В статье подробно описывается порядок составления и форма такого документа, обстоятельства, предполагающие необходимость его оформления. Особое внимание уделяется работе комиссии и обязанностям уполномоченных лиц предприятия по соблюдению процедуры приема-передачи трудовых книжек и их хранению в организации в течение установленного срока.

Одним из самых важных кадровых документов является трудовая книжка. Так как это бланк строгой отчетности, контроль над его заполнением и сохранностью чрезвычайно высок. Для осуществления указанной деятельности руководитель назначает отдельного сотрудника.

В случае, если работник, которому вменена в обязанность данная кадровая задача, не может выполнять свои обязанности (при увольнении или по болезни), то возникает необходимость издания акта приема-передачи указанных кадровых документов новому сотруднику.

Как составить документ

Для наделения нового работника полномочиями, на предприятии составляется акт. Создание этого документа позволяет законно передать дела новому работнику, дополнительно оценивая качество работы предыдущего кадровика.

Акт готовит специальная комиссия, состоящая из сотрудников нужной квалификации. Состав – не менее двух человек. Для утверждения комиссии выпускается соответствующих приказ, который визируется руководителем лично.

В приказе фиксируется следующая информация:

  • правила формирования комиссии, ее численный и персональный состав;
  • правила сбора информации, отражение результатов работы комиссии.

Комиссия должна проверить правильность заполнения трудовых книжек, ведения журналов и книг учета. Только после проведения проверки, дела передаются новому работнику.

Так как акт приема-передачи не имеет унифицированной формы, организации имеют право разработать ее на свое усмотрение. Форму желательно зафиксировать в своей учетной политике, чтобы при возникновении похожей ситуации не создавать документ заново.

Документ предпочтительно оформлять на бланке организации.

Требования акта едины для организаций всех форм собственности. Обязательно включение следующей информации:

  • реквизиты организации;
  • дата и место создания акта;
  • Ф.И.О. и должности лиц, которые участвуют в процессе приема-передачи;
  • перечень участников комиссии;
  • информация о результатах проверки.

Если информации много – возможно составление нескольких страниц. Все листы прошиваются суровой нитью. С обратной стороны на крепеже ставится печать организации и подпись уполномоченного лица, а также указывается текущая дата и число листов.

Для придания юридической силы документу важно, чтобы каждый член комиссии оставил на нем свою подпись. По завершении работы комиссии, готовый акт отправляется в архив организации до востребования.

Образец грамотного составления акта

Вся информация о трудовых книжках, как правило, собирается в таблице.

В графах указывается:

  1. Ф.И.О. владельца.
  2. Серия и номер документа.
  3. Наличие вкладышей.
  4. Примечания.

В шапке прописываются:

  1. Реквизиты организации.
  2. Дата создания.
  3. Порядковый номер.
  4. Утверждающая виза директора.

Ниже таблицы указывается общее число внесенных в нее документов.

Если дополнительно передаются пустые бланки, то составляется вторая таблица с их перечнем и описанием.

Акт завершается подтверждающими подписями членов комиссии. Рядом прописывается должность сотрудника и расшифровка подписи.

Обязанности и ответственность уполномоченного лица

Так как в трудовых книжках содержится информация о стаже работника, – контроль над их заполнением повышен. Согласно нормам действующего Законодательства полную ответственность за них несет работодатель.

Для грамотного учета работодатель может поручить дела отдельному сотруднику, обладающему нужной квалификацией.

Фиксируются его обязанности в должностной инструкции. Для наделения этого работника полномочиями издается приказ.

Документ составляется на бланке организации и содержит следующую информацию:

  • цель создания;
  • должность сотрудника, наделяемого полномочиями;
  • должность работника, который будет выполнять обязанности ответственного лица при его отсутствии.

Приказ возлагает на лицо перечень обязанностей:

  • грамотно вести трудовые книжки (принятие на работу, увольнение, дисциплинарные взыскания, награды, исправление ошибок);
  • осуществлять учет в расходно-приходной книге учета бланков и в книге учета;
  • нести ответственность за сохранность книжек.

Работа с кадрами накладывает определенную ответственность. Работодатель вправе назначить дисциплинарное взыскание в случае допущения ошибок. Такая ситуация оформляется приказом. В зависимости от степени допущенной оплошности применяются следующие наказания:

  • устное замечание;
  • выговор с занесением в личное дело;
  • увольнение;
  • компенсация материального ущерба.

Работник имеет право обжаловать дисциплинарное взыскание, если имеет основания не согласиться с ним. Разрешением споров по обжалованию занимается трудовая инспекция или суд.

В некоторых случаях, при несоблюдении должностной инструкции, сотрудник может столкнуться с материальной ответственностью:

  • при несвоевременном предоставлении книжки работнику (если это послужило препятствием при устройстве на новую работу, в связи с чем сотрудник получил финансовые потери);
  • при некорректном заполнении причины увольнения, которая помешала сотруднику устроиться на новую работу – в этом случае уволенный работник имеет право потребовать возмещения морального вреда в судебном порядке.

В особо редких случаях может наступить уголовная ответственность:

  • если работодатель нарушил права сотрудника, предоставив ему заведомо ложную информацию — в этом случае суд обяжет организацию выплатить штраф, либо лишит должностное лицо полномочий на срок от двух до пяти лет;
  • внесение в документы недостоверных данных влечет за собой ответственность в виде штрафа, назначения исправительных работ или лишения свободы;
  • порча документов, кража с корыстной целью – штрафные санкции, либо исправительные работы.

Вопросы достоверности информации в трудовой книжке и контроля ведения указанных кадровых документов рассмотрены в нижеследующем информационном видео.

Как видно, для осуществления функций по ведению трудовых книжек от сотрудника требуется предельная внимательность. Поэтому постоянное повышение квалификации в своей сфере тщательный инструктаж назначенного лица позволят предотвратить возникновение спорных ситуаций между работниками организации и руководством.

Акт передачи трудовой книжки – незаменимый документ. Учет и сохранность документов лежат на работодателе. Это закреплено законом. Что указывается в акте приема-передачи трудовой книжки?

Если дело касается кадровой службы, обязательно составляется акт передачи трудовых книжек . В документе приводится перечень бланков строгой отчетности и вкладышей к ним.

В акте приема-передачи трудовой книжки обязательно указываются ответственные лица: сдающий документы и принимающий.

Процесс сдачи происходит в присутствии специальной комиссии, итоги отражаются в акте приема-передачи трудовой книжки работнику.

Образец акта передачи трудовой книжки

Законодатель четко не указывает на необходимость составления акта передачи трудовой книжки внутри предприятия.

Но, исходя из целесообразности мероприятия, руководитель имеет право издать локальный документ, где узаконить такую необходимость. Им может стать приказ или распоряжение по кадровой службе.

Назначается комиссия, которая проведет проверку журналов движения трудовых, сверит достоверность данных и посчитает количество документов.

По итогам проверки составляется акт передачи трудовой книжки работнику, который теперь отвечает за сохранность и учет вверенных ему документов (согласно приказу).

Акт приема-передачи трудовой книжки в обязательном порядке заполняется в присутствии комиссии. В ее составе должны быть:

  • Передающий документы – кадровый работник или другое ответственное лицо.
  • Принимающий бланки строгой отчетности.
  • Юрисконсульт организации.
  • Заместитель руководителя (один из них).
  • Глава кадровой службы (если есть отдельное подразделение).

По окончании заполнения образца акта передачи трудовой книжки, все члены комиссии заверяют документ личной подписью, подтверждая актуальность указанных данных.

скачать)

Несмотря на то, что законодатель позволяет составлять акт передачи трудовой книжки в свободной форме, необходимо указать в нем как можно больше информации о передаваемой документации. Удобно систематизировать данные в табличном виде с указанием таких пунктов:

  • Акт приема-передачи трудовой книжки работнику обязательно содержит порядковый номер.
  • Ф.И.О. каждого сотрудника, чья книжка о труде хранится и будет передана ответственному лицу – обязательно указывается должность работника.
  • Номер книжки, серия, наличие и номера вкладышей обязательно указываются в акте приема-передачи трудовой книжки работнику
  • Дата, когда книжка была заведена (если новая) или поступила на хранение в кадровую службу (при приеме на работу).
  • Примечания – необходимо отразить данные, характеризующие состояние трудовой книжки. Например, что она ветхая или была невостребованная при увольнении работником.

Как с помощью акта передать трудовую книжку сотруднику?

По закону все книжки о труде хранятся в кадровой службе и должны быть переданы на руки сотруднику в момент его увольнения или перевода на другое предприятие. Работодатель может обезопасить себя от претензий работнику о невыдаче книжки, составив акт передачи трудовой книжки. В документе (составляется в произвольной форме) отражаются:

  • Сведения об отработанном перед увольнением времени (14 дней).
  • Дате, когда книжка была передана на руки.
  • Данные, что сотрудник не имеет претензий.
  • Личная подпись работника.

Акт передачи трудовой книжки работнику хранится в архиве вместе с приказом на увольнение и другими документами по кадровой службе.

Если сотрудник переходит на другое предприятие и данные трудовые отношения оформляются переводом – между двумя руководителями может быть подписан акт приема-передачи трудовой книжки. В документе отражается информация о том, что бланк строгой отчетности переходит на хранение от старого работодателя к новому.

скачать)

Правильное ведение и учет кадровых документов – гарантия, что работодатель не только соблюдает права сотрудников, но и не станет в будущем объектом судебного разбирательства. Поэтому так важно составлять акт передачи трудовых книжек при необходимости – увольнение кадрового работника, смена собственника или плановая проверка.

Источник: https://musings.ru/amnesty/akty-po-trudovoi-knizhke-kak-pravilno-sostavit-akt-priema-peredachi-trudovyh-knizhek-i-v-kakih-situa/

Акт приема-передачи трудовых книжек: порядок оформления и образец бланка

Как правильно составить акт приема-передачи трудовых книжек и в каких ситуациях он необходим?

В задачи работодателя входит обеспечение должного хранения и учета трудовых книжек. Для этого назначается ответственное лицо за хранение трудовых книжек. Если такое лицо изменяется, то находящиеся в организации на хранении трудовые книжки передаются по акту приема-передачи.

Акт приема-передачи трудовых книжек: условия составления и правильного оформления, образец бланка

Как правильно составить акт приема-передачи трудовых книжек и в каких ситуациях он необходим?

Трудовая книжка заводится при первом официальном трудоустройстве гражданина, после чего в нее вносится вся основная информация о его трудовой деятельности. функция трудовых книжек заключается в отражении фактического трудового стажа, причин увольнения с каждого из мест работы, а также сведений об образовании, квалификации и наличии трудовых поощрений либо взысканий.

Все операции по ведению и хранению данных документов осуществляются уполномоченными сотрудниками кадровых служб организаций-работодателей в соответствии с законодательно утвержденными правилами.

Кроме того, законодательством также строго регламентирована процедура передачи хранящихся в организации действительных трудовых книжек (а также чистых бланков) от одного уполномоченного лица другому.

Одним из основных документов, обязательных к составлению (и последующему хранению в течение законодательно утвержденного срока) при реализации означенной процедуры, является акт приема-передачи трудовых книжек.

Передача полномочий по ведению, хранению и учету трудовых книжек

В том случае, если ответственный за ведение, хранение и учет трудовых книжек сотрудник больше не может исполнять свои трудовые обязанности в означенной части (чаще всего – по причинам увольнения либо перевода на другую должность), вместе со своими полномочиями он также передает новому ответственному лицу хранящиеся в организации трудовые книжки сотрудников, а также чистые бланки.

В соответствии с требованиями законодательства, процедура передачи требует документального оформления, прежде всего – составления соответствующего приказа руководителя организации, а также акта приема-передачи:

  1. В приказе приводятся основания для назначения нового лица, ответственного за ведение, хранение и учет трудовых книжек.
  2. Приемо-передаточный акт составляется на основании приказа. В свою очередь, на основании акта осуществляется непосредственно передача книжек (в т. ч. вкладышей и чистых бланков) от одного уполномоченного лица другому.

Процедура передачи в обязательном порядке должна сопровождаться ревизией – проверкой состояния самих документов, внесенной в них информации, а также их подсчетом и сверкой с существующими данными.

В случае необходимости, для осуществления рассматриваемой процедуры также может быть учреждена специальная комиссия в составе как минимум двух сотрудников организации. По окончании процедуры приема-передачи все сведения о ней фиксируются в журнале учета движения трудовых книжек, также передающемся в ведение нового ответственного лица.

Акт приема-передачи трудовых книжек

Законодательно установленной формы акта приема-передачи трудовых книжек не существует. При этом в большинстве организаций, как правило, имеется собственный утвержденный шаблон данного документа, составленный с учетом конкретных пожеланий и требований руководства к кадровому делопроизводству.

Несмотря на отсутствие унифицированной формы, каждый акт приема-передачи должен содержать сведения:

  • об организации: наименование, правовой статус, место государственной регистрации;
  • о передающей и принимающей сторонах (а также о составе комиссии при условии ее наличия): фамилии, инициалы и занимаемые должности;
  • о передаваемых документах: подробная опись книжек, вкладышей к ним, а также новых бланков.

Оформление

Акт приема-передачи должен быть составлен на чистом листе формата A4 либо на бланке организации. При этом документ может быть написан как от руки, так и создан в электронном виде и распечатан на принтере. При этом независимо от способа составления, подписи всех ответственных лиц ставятся от руки.

Документ может быть оформлен как на одном листе, так и на нескольких – в зависимости от количества передаваемых экземпляров книжек и бланков. После составления акта все листы сшиваются нитью, на последней внешней странице указывается общее количество листов и дата оформления акта. Затем проставляются подписи сторон, а также печать организации (поверх сшивающей нити).

При составлении акта желательно избегать ошибок и неточностей, поскольку последующее обнаружение в нем тех или иных сведений, полностью или частично не соответствующих действительности, чревато для ответственных сотрудников административной ответственностью со стороны государства и различного рода взысканиями со стороны организации-работодателя.

Корректировка сведений допускается лишь в ходе процедуры приема-передачи: обязательное условие при этом – визирование всех исправлений подписями сторон и надписью «исправленному верить» либо аналогичной по смыслу.

Составление

Существующий на практике порядок составления приемо-передаточных актов требует внесения в подготавливаемый документ следующих пунктов:

  1. Шапка. Полное наименование организации (с указанием вышеозначенных сведений), название (с указанием порядкового номера в том случае, если в архиве организации уже имеются аналогичные акты) и дата составления документа.
  2. Согласование руководителя организации (с указанием должности, фамилии, инициалов и даты согласования).
  3. Основной текст документа, определяющий принимающую и передающую стороны.
  4. Опись передаваемых книжек и вкладышей.
  5. Опись находящихся на хранении чистых бланков книжек и вкладышей.
  6. Подписи сторон.

Наиболее распространенным (и в большинстве случаев оптимальным) вариантом описи трудовых книжек является составление таблицы, состоящей из нижеперечисленных столбцов:

  • номер строки;
  • ФИО владельца книжки;
  • серия и номер книжки (в т. ч. вкладыша при условии его наличия);
  • примечания, включающие в себя те или иные сведения разъяснительного характера: о состоянии документа, наличествующих (или отсутствующих) в нем записях, а также его возможной невостребованности.

В конце таблицы приводится общее количество указанных в ней книжек, а также возможные пояснения. Опись чистых бланков целесообразно сделать по аналогии с описью трудовых книжек, но без столбцов «ФИО владельца» и «Примечания».

Акт составляется в единственном экземпляре. По завершении процедуры приема-передачи (в том случае, если все указанные в документе данные совпали с фактическими) акт должен быть передан в архив на хранение и впоследствии утилизирован в законодательно установленном порядке.

Составление акта приема-передачи трудовых книжек при вступлении в должность нового ответственного за их ведение, учет и хранение лица – необходимая мера, обеспечивающая как соблюдение установленных трудовым законодательством требований, так и позволяющая избежать потери документов либо своевременно ее выявить. Таким образом, с нового уполномоченного сотрудника будет снята какая бы то ни было ответственность за возможные нарушения, допущенные его предшественниками.

Источник: https://zakonguru.com/trudovoe/trudovaya/akt.html

Акт приема-передачи трудовых книжек – образец, бланк 2020 года

Как правильно составить акт приема-передачи трудовых книжек и в каких ситуациях он необходим?

Как известно, устраиваясь на работу, новый сотрудник предъявляет трудовую книжку. В бухгалтерии компании она оставляется на хранение в течение всего времени, пока работник числится в штате.

Обычно на предприятии имеется ответственное лицо, которое должно хранить и использовать этот документ в установленном законом порядке. Например, нельзя просто отдать книжку другому работнику, этот факт нужно зафиксировать документально. Необходимость такой передачи может возникнуть по разным причинам.

Но во всех ситуациях следует придерживаться определенных правил. Главным из них является оформление соответствующего акта.

Файлы для скачивания:

Форма акта передачи трудовых книжек

Нет единой формы, которая является обязательной для составления данного документа. В связи с этим организации имеют право составлять его в свободном стиле. Однако каждый раз писать новый акт достаточно хлопотно.

Многие компании разрабатывают для этих целей единый шаблон. Он утверждается руководством. Таким образом, если возникает необходимость оформить данный акт, достаточно просто внести необходимые сведения в уже имеющийся бланк.

Не имеет значения, какой вариант был выбран, здесь должны присутствовать важные сведения. Понадобится указать полную информацию об организации.

Перечисляются все сотрудники, имеющие какое-либо отношение к трудовым книжкам, члены комиссии. Именно они отвечают за передачу и оформление такой процедуры. Обязательными являются данные о книжке.

В акте нужно упомянуть о дополнительных вкладышах, если они прилагаются к трудовой.

От объема вносимой информации зависит размер документа. В большинстве случаев вся информация помещается на одном листе. Хотя разрешено оформлять документ, который будет иметь большее количество листов.

В такой ситуации они прошиваются прочной нитью. Возле крепежа организация проставляет печать. Также здесь ставится цифра, соответствующая количеству листов в этом документе.

Кроме этого прописывается дата составления, ставятся подписи членов комиссии.

(: “Как организовать хранение и учет трудовых книжек – Елена А. Пономарева”)

Особое внимание стоит уделять правильности заполнения. Опечатки здесь должны отсутствовать. При указании ошибочной или ложной информации ответственные сотрудники могут понести серьезное наказание. Конечно, по закону имеется возможность исправления ошибок. Например, если это элементарная опечатка, можно сделать аккуратную корректировку.

Такое исправление должно быть завизировано подписью, с пометкой «исправленному верить». Но и в таком случае здесь могут возникнуть некоторые вопросы и подозрения. Нужно понимать, возникшие разногласия будут решаться в суде. И этот акт обязательно подлежит рассмотрению и проверке.

Поэтому, если допустить ошибку, все-таки рекомендуется использовать новый бланк.

Когда составляется акт передачи трудовых книжек

Трудовая – это важный документ для каждого работника. На его основании насчитываются пенсии, льготы и другие выплаты. Действия, проводимые с таким документом, должны оформляться официально.

По сути, это прямая обязанность работодателя. Если возникнет спорная ситуация, именно он будет отчитываться перед сотрудником, когда и куда был передан этот документ.

Составляется акт в таких случаях:

  1. На должность работника, который отвечал за книжки, назначается новый сотрудник.
  2. Реорганизационные изменения компании. Сюда относятся и ситуации, при которых одна организация поглощает другую.
  3. Трудовые передаются между разными подразделениями одной компании.

Можно сказать, практически любое движение этого документа должно отображаться в специальном акте. Исключением являются лишь те ситуации, когда книжки выдаются сотрудникам на какое-то определенное время.

Кто составляет акт приема-передачи трудовых книжек в 2020 году

Акт оформляется сотрудниками, которые были назначены управленцем при помощи отдельного приказа. В составе этой проверяющей группы должно быть не менее трех человек.

Причем работники, которые принимают или передают трудовые, не могут стать участниками данной комиссии. После выполнения передачи, этот факт нужно подтвердить. Делается это при помощи автографов, проставленных участниками группы.

Затем акт передается директору компании, который должен его утвердить.

Процесс передачи трудовых книжек

Эти книжки, хоть и считаются собственностью сотрудников, хранятся они в организации. Здесь за них отвечает работник, следящий за передвижением и ведением. Соответственно, просто кому-то отдавать эти документы категорически запрещено. Здесь необходимо правильное оформление. Условно данный процесс можно разделить на несколько этапов:

  1. Директор организации обязан назначить проверяющую группу, ответственную за данный процесс.
  2. Также управленец дает письменное разрешение на передачу книжек из одних рук в другие. Здесь указывается получатель. Именно он в дальнейшем будет отвечать за эти документы.
  3. Книжки осматриваются, проверяются, считаются. Эти действия проводятся и с различными приложениями и вкладышами.
  4. Вся информация о проведенных действиях отображается в акте.
  5. При самой передаче трудовых должны присутствовать члены комиссии.
  6. Акт подписывается проверяющей бригадой, что становится официальным подтверждением выполненных действий.
  7. Документ одобряет директор компании при помощи своего автографа.

В любой компании также ведется учетный журнал, где помечаются все передвижения трудовых. Естественно, сотрудники, отвечающие за это, также должны поставить здесь соответствующую отметку. Эта процедура является довольно тщательной. Именно она позволяет предотвратить потерю таких важных документов.

(: “Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них”)

Как составлять акт приема-передачи трудовых книжек

Начинать заполнение документа необходимо с «шапки». Здесь указывается полное наименование предприятия, его правовая форма. Прописывается называние документа, которому присваивается номер. Отмечается дата подписания и город оформления акта.

В правой или левой стороне документа нужно написать несколько строк о том, кто из руководителей утверждает данный акт. Прописывается ФИО и должность. Указывается дата подтверждения. Ниже вносится информация об ответственных лицах.

Отмечается, кто именно передает трудовые книжки, а кто из сотрудников их получает, становясь новым ответственным лицом.

Ниже идет основная часть документа. Конечно, каждый может оформлять ее в свободном стиле. Однако для большего удобства здесь рекомендуется использовать таблицу. Именно в нее и будут вноситься основные сведения. Так, здесь указываются ФИО владельцев книжек, их номера и серии, вкладыши.

Если ответственные лица считают необходимым дополнительно указать какие-то сведения, для этого можно использовать графу «Примечания». Например, сюда можно вносить сведения о состоянии книжки. Если в ней отсутствуют какие-то записи, это также следует отметить. Под таблицей пишется общее число книжек, занесенных в документ.

При наличии бланков, сведения о них вносятся в отдельную таблицу. Здесь указывается, какой именно это бланк, серия с номером.

В нижней части документа пишется информация о сдающем и принимающем. Эти сотрудники проставляют подписи с расшифровками. Ниже идет перечисление всех участников проверяющей группы. На завершающем этапе все сотрудники, которые имеют непосредственное отношение к данной процедуре, проставляют автографы.

Как оформлять акт приема-передачи трудовых книжек

Бывают ситуации, когда на предприятии не разработан соответствующий шаблон. При этом достаточно использовать лист формата А4.

Все сведения можно вносить, как при помощи компьютера, так и обычной шариковой ручкой. Главное помнить, при любом заполнении не допускается сканирование автографов. Они обязательно должны быть «живыми».

Что касается печати, то в ней нет острой необходимости. Делается лишь одна копия данного акта.

Иногда можно столкнуться с ситуацией, когда кто-то из членов комиссии отказывается ставить свою подпись в акте. Как можно догадаться, на это у него должны быть весомые причины. Например, он считает, что документ заполнен неправильно, а внесенная информация является ложной или недостоверной.

В этом случае делается соответствующая пометка с причиной отказа. Однако нужно понимать, в правильности оформления такого акта заинтересован директор, поэтому он сделает все необходимое, чтобы передача трудовых книжек, как и оформление документа, были выполнены в соответствии с законодательством.

Скачать бланк и образец

Источник: https://aktinfo.com/priema-peredachi-trudovyh-knizhek/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.